Автоматизированные системы документооборота. Автоматизация документооборота на предприятии. Программа управления документооборотом и делопроизводством. Требования к системам электронного документооборота

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 12.12.2007

Использование информационных технологий в здравоохранении. Автоматизация электронного документооборота. Обзор рынка медицинских услуг. Здравоохранение в США. Программная реализация автоматизации электронного документооборота медицинских учреждений.

отчет по практике , добавлен 27.04.2016

Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.

курсовая работа , добавлен 17.07.2013

Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".

курсовая работа , добавлен 25.03.2014

Классификация и сравнение программных продуктов в области электронного управления документацией. Информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии. Внедрение системы корпоративного электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 29.06.2012

Применение информационных технологий в управлении проектами (инновациями), определение их эффективности. Методические принципы защиты информации. Виды и особенности интеллектуальных информационных систем. Организация электронного документооборота.

курс лекций , добавлен 29.04.2012

Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.

дипломная работа , добавлен 17.03.2013

Павел Баскаков, Руководитель IT-департамента компании RosLogistics, Москва

Как автоматизировать документооборот на предприятии
Самое подходящее время для внедрения системы электронного документооборота
3 задачи, которые решит

Несколько лет назад автоматизация документооборота на предприятии внедрялась не повсеместно: преимущественно в крупных организациях. В последние два года таким программным обеспечением заинтересовались также малые и средние компании. Системы стали функциональнее и проще в использовании. Появились возможности потокового ввода данных. Комплект, состоящий из современного промышленного сканера и набора ПО, позволяет за несколько минут распознать бумажный документ, преобразовать его в электронный, проиндексировать по ключевым словам и классифицировать.

Cамое подходящее время для внедрения системы электронного документооборота

Вам нужно задуматься об автоматизации документооборота на предприятии, если документы долго рассматриваются сотрудниками (из-за чего могут срываться сделки) или теряются внутри компании (это касается как файлов, так и бумажных копий). Как правило, предприятию стоит внедрять систему автоматизации документооборота, если численность его работников достигает 100 человек, а в юридическом отделе заняты минимум два специалиста (см. также: Какие задачи позволяет решить автоматизация документооборота на предприятии ).

>

Обработка возросшего числа документов. Несколько лет назад обычной практикой было заключение бессрочных или долгосрочных договоров. Однако такие контракты были сопряжены с разнообразными рисками для бизнеса. Сегодня договоры чаще заключают на более краткий срок. Соответственно, в несколько раз увеличивается число новых документов, требующих подписания.

Усиленный контроль контрагентов. Компании стремятся снизить риск финансового ущерба по вине недобросовестных контрагентов. На каждого партнера сегодня составляют солидное досье, включающее максимум информации – от устава до образцов подписи.

Сбор данных о покупателях и заказчиках при заключении сделок. Раньше в качестве гарантий сделки поставщики требовали предоплату или аванс. Теперь на смену финансовым инструментам приходят юридические. Сегодняшний рынок – рынок клиента. Заказчики все чаще соглашаются платить только по факту поставки. И юридическое оформление всех шагов сделки становится своего рода гарантией оплаты.

Как подготовиться к автоматизации документооборота на предприятии

Прежде всего нужно составить схему рабочего процесса управления документами. Как правило, эту работу выполняет юридическое подразделение компании. При подготовке к внедрению системы электронного документооборота нужно рассмотреть все этапы оборота документа: создание, согласование, утверждение, исполнение, утилизацию. Важно определиться с правами доступа к информации, системой оповещений при согласовании документа и в течение его оборота.

Первый шаг к запуску системы автоматизации документооборота – подготовка процедуры работы с документами. С процедурой нужно под подпись ознакомить всех участников процесса, обязав их точно следовать установленному порядку. От первого лица компании на начальных этапах проекта зависит очень многое. Задача Генерального Директора – требовать от персонала неукоснительного соблюдения процедуры. Документы, не внесенные в систему электронного документооборота и не согласованные в ней, не должны подписываться.

Некоторые работники в ходе внедрения могут пробовать процедуру на прочность, придумывая однотипные отговорки, почему невозможно работать с системой: документы вносить туда долго, программа неприменима к уникальным бизнес-схемам предприятия. Такие проблемы возникают потому, что раньше в компании составлялись плохие проекты договоров. На этом этапе Генеральному Директору важно понять: электронные системы разрабатывались не один год и прошли не одно внедрение. Поэтому важно, несмотря на возникающие проблемы, сделать новый порядок обязательным для всех, а чуть позже заняться его локальной оптимизацией.

Еще раз подчеркну: контролировать внедрение должен лично Генеральный Директор. Если контроль результатов делегировать службе безопасности или (еще хуже) юридическому департаменту, есть риск, что проект завершится провалом. Вместе с тем юридическому отделу можно доверить управление ходом внедрения, контроль его сроков и стоимости. Чтобы стимулировать сотрудников к своевременному завершению проекта, разработайте систему бонусов. Вознаграждение должно выплачиваться только в случае выхода системы на запланированную мощность в срок, причем без перерасхода бюджета.

Сроки реализации проекта. Внедрение автоматизированного документооборота обычно занимает от месяца до года – в зависимости от размера компании. Этот процесс может идти поэтапно. Например, на первом этапе запускается электронное согласование только в отношении поставщиков компании либо только в выбранном филиале или подразделении (см. Сколько времени занимают разные этапы внедрения электронного документооборота ).

Этапы автоматизации документооборота на предприятии

Этап запуска – подготовка предложений и принятие решения о целесообразности проекта. Занимает 10% всего времени реализации.

Этап подготовки к внедрению – формулирование требований к системе, выбор поставщика, заключение договора, разработка внутренних положений, подготовка команды. Занимает 20% времени.

Этап внедрения – развертывание системы, конфигурирование, обучение персонала, реализация пилотного проекта. Занимает 40% времени.

Этап выхода на запланированную мощность – массовый ввод документов, контроль соблюдения процедур. Занимает 30% времени.

В нашей компании процесс внедрения системы электронного документооборота проходил именно в несколько этапов. Инициатором и «мотором» проекта стал юридический департамент. До начала внедрения документы у нас, как и во многих других компаниях, согласовывались на бумаге. Автоматизация длилась около пяти месяцев. Были внедрены решения для юридического департамента (электронное визирование договоров) и департамента операций (хранение технологических карт операций, согласование документации, разрабатываемой в ходе реализации проектов). В планах – автоматизация внутренней канцелярии (приказы, распоряжения, регламенты) и кадрового документооборота (приказы, документы, касающиеся финансовой мотивации).

Как выбрать подходящую систему автоматизации документооборота

На российском рынке представлены решения более чем 20 производителей, из которых четыре-пять игроков – очень технологичные. Большинство программных продуктов – отечественные. Российские разработчики систем электронного документооборота предлагают более конкурентоспособные решения, чем международные компании. При выборе системы оцените следующие ее параметры:

совокупная стоимость владения за год (типовое решение + услуги внедрения и обучения + сервисная поддержка);
обеспечение актуальности продукта (обновление системы в течение года или двух в рамках стандартной технической поддержки без дополнительной оплаты);
возможность легко и быстро подключать дополнительные модули (без оплаты дополнительных услуг внедрения);
потенциал интеграции системы документооборота с другими программами (почтовые клиенты, учетные системы).

Автоматизация документооборота на предприятии и облачные технологии

Облачные технологии позволяют не устанавливать систему документооборота на компьютеры компании – данные будут храниться на удаленных серверах. Использование таких технологий существенно снижает затраты на лицензии и инфраструктуру. Однако есть и серьезные минусы – в основном они касаются безопасности данных. Особо остановлюсь на двух недостатках.

1. Во многих договорах есть положения о конфиденциальности, в соответствии с которыми за разглашение информации предусматривается штраф. Если Ваша компания хранит документы на собственных серверах, Вы полностью контролируете риск разглашения (например, закрепив соответствующие условия в трудовых договорах). При заключении же контракта на использование облачных технологий поставщик решения, как правило, не берет на себя риски, связанные с нарушением конфиденциальности. А значит, в случае разглашения информации из договора финансовые потери понесете Вы, а не поставщик услуги.

Применение облачных технологий: самые сложные вопросы для бизнеса

2. В договорах, как правило, содержатся персональные данные. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ устанавливает особый порядок работы с такой информацией. Поэтому, подключая облачную систему электронного документооборота, имейте в виду, что персональная информация может неконтролируемо уходить третьим лицам, в том числе за рубеж. А значит, при заключении договора на использование облачной системы нужно обсудить с поставщиком безопасность персональных данных, а также принятие им рисков на себя в случае утечки этой информации.

Стоит ли работать с документами на планшетах

В последний год стало модным работать в системах электронного документооборота с планшетных компьютеров. Практически каждый поставщик системы разработал версию своего продукта для планшета. Я, однако, считаю, что работать с него есть смысл только Генеральному Директору, а также – в некоторых случаях – сотрудникам, находящимся в разъездах. Использовать планшетный компьютер удобно в основном для подписания документов и раздачи поручений. Для юриста, или менеджера проекта, которым нужно внести существенные поправки в договор, оставить комментарии либо поработать в режиме записи исправлений, планшет не подойдет. Такие операции быстрее и удобнее выполнять на стационарном компьютере. Мое мнение: возможность работать в системе электронного документооборота с планшета – опция, безусловно, удобная и красивая, но не обязательная.

Говорит Генеральный Директор

Дмитрий Пинчуков, Исполнительный директор компании «Дека», Санкт-Петербург

Сейчас мы в рамках перехода на восьмую версию «1С» запустили проект автоматизации и консолидации управленческой отчетности и бюджетирования. Целей несколько: повысить точность информации, сократить затраты труда и времени на подготовку управленческой отчетности, упростить контроль утвержденных показателей, расширить возможности использования данных в онлайн-режиме. Пока нам приходится иметь дело с массой распечатанных, подписанных от руки и подшитых в папки бумаг. Автоматизация позволит консолидировать утвержденные формы управленческой отчетности – отчет о прибылях и убытках, балансе, потоках денежных средств, – тогда как в «1С», версия 7.7 можно было только выгружать данные из бухгалтерской программы и обрабатывать их в Excel. Также автоматизация даст нам возможность мгновенно распределять затраты по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы в онлайн-режиме, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат. Также мы сумеем прямо в ходе работы контролировать достижение запланированных показателей. Плановые показатели и бюджеты подразделений будут фиксироваться в «1С» в утвержденных формах при установке базовых параметров планирования.

Елена Иванова, Директор по маркетингу компании «Электронные Офисные Системы», Москва

Перед внедрением любой системы электронного документооборота, как бы хорошо ни была поставлена работа с бумажными документами, обязательно требуется, во-первых, некоторое предпроектное исследование бизнес-процессов компании, а во-вторых, их очень подробная регламентация. Вы должны понимать, от кого и кому направляется документ, – только после этого станет ясно, подойдет ли система к бизнес-процессам компании.

Если на предприятии до сих пор не проводилось автоматизации, переход к электронному документообороту должен быть постепенным. Первое время лучше дублировать электронные документы бумажными. Тогда в систему стоит включить функции, которые позволят отслеживать движение бумажных копий, чтобы смена формы работы не была для сотрудников слишком резкой. При внедрении системы глава компании-заказчика обязательно должен назначить руководителя проекта – специалиста, ответственного за процесс и его итоги. Главное – понимать, что работать над внедрением системы должен не только поставщик, но и заказчик. Тогда проект увенчается успехом.

Сначала идет предварительная настройка системы – вводятся справочники, устанавливаются права доступа (в любой компании есть документы, предназначенные только для определенных сотрудников или подразделений). За настройкой следует опытная эксплуатация: несколько специалистов компании работают в системе и сообщают об обнаруженных пробелах и неудобствах. Все это исправляется. И только затем начинается эксплуатация в полном объеме.

Как правильно выбрать систему автоматизации документооборота

Надежда Меркурьева, Руководитель направления по продвижению продукта «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва

Систему электронного документооборота выбирают в два этапа.

Выбор интегратора. Оцените опыт выполнения интегратором схожих проектов и наличие у него положительных отзывов компаний-клиентов. Уточните, является ли он официальным партнером производителя предлагаемой системы, есть ли у его специалистов сертификаты, подтверждающие уровень квалификации, который необходим для работы с соответствующими продуктами.
Собственно выбор системы. В первую очередь обратите внимание на ключевые характеристики продукта. Это не только соответствие его функциональности задачам Вашей фирмы, но также, например, простота в использовании, открытость и адаптивность (насколько легко систему можно кастомизировать с учетом конкретных потребностей компании). Допустим, если говорить о системе «1С:Документооборот», то она легко интегрируется с уже установленными в компании продуктами на платформе «1С:Предприятие 8», и решить эту задачу способны Ваши же специалисты без сторонней помощи.

«1С:Документооборот» на платформе «1С:Предприятие 8.2» может работать через веб-клиент, то есть через обычные браузеры – такие, как Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome. Это позволяет устанавливать продукт на устройствах с различными операционными системами (Microsoft Windows, Linux, MacOS), причем не только на стационарных, но и на мобильных.

Подключение через веб-сервер к базе «1С:Предприятие» ведется по защищенному протоколу https. За счет такого решения предотвращается несанкционированный доступ.

Если говорить об эффективности, то автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму издержки на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов. Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров.

Вот пример. Компания «Альянс-энерджи» за счет обмена данными в онлайн-режиме ускорила обработку большого потока документов и сократила время согласования внутренних документов. Интеграция «1С:Документооборота» и «1С:Бухгалтерии 8» позволила сократить время взаиморасчетов по договорам и в минимальные сроки проводить оплату. Сейчас в системе могут одновременно работать 500 пользователей, и за счет этого сотрудникам удается оперативно выполнять коллективные задачи и решать спорные вопросы.

Федеральное казенное предприятие «Завод им. Я.М. Свердлова» благодаря внедрению «1С:Документооборота» сократило время согласования контрактов между подразделениями и минимизировало риск утраты договоров, а также сумело эффективнее контролировать время подготовки документов, отслеживая, в какие сроки завершается каждый этап этого процесса.

RosLogistics
Сфера деятельности: профессиональные интегрированные логистические услуги на территории России
Форма организации: ООО
Территория: головной офис – в Москве; филиалы – в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Иркутске, Новосибирске, Ростове-на-Дону
Численность персонала: 500

«Генеральный Директор» сделан вами и для вас. Спасибо, что вы с нами

Автоматизация документооборота (делопроизводства) и автоматизация бизнес-процессов всё чаще и чаще встают на повестку дня в различных российских предприятиях. Бесспорно, каждому современному предприятию необходимо надежный и качественный механизм передачи корпоративных документов и задач сотрудникам предприятия.

Система автоматизации документооборота на базе платформы 1С позволяет вести эффективное управление корпоративным документооборотом. Система документооборота станет эффективным электронным инструментом для всех офисных сотрудников, от секретарей до управляющих директоров.

Система документооборота позволит повысить скорость принятия решений и общую эффективность предприятия. Всё это будет являться серьезным конкурентным преимуществом.

Автоматизация и электронный документооборот – это движение различных документов от авторов до исполнителей, такое движение позволяет быстро и точно донести информацию заинтересованным лицам. Чем больше компания, тем больше документов (приказов, договоров, распоряжений и прочее) приходит на рассмотрение и тем сложнее организовать работу групп сотрудников, да и всего предприятия в целом с новой информацией.

Система автоматизации документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет решать следующие задачи:

Автоматизировать документооборот, в том числе контроль и рассмотрения документов
Повысить контроль за исполнением поручений и подготовкой сотрудниками документов
Организовать управление корпоративными бизнес-процессами предприятия
Вести электронный архив документов

Интерфейс программы достаточно простой, но в тоже время функциональный. Взаимодействие с пользователем системы документооборота простое и понятное всем сотрудника предприятия. Все нужные инструменты для эффективной автоматизации документооборота присутствуют в продукте СЭД «Корпоративный документооборот».

Если использовать типовой функционал продукта, то процесс автоматизации может быть кратким, на ознакомление с функциями программы у сотрудников обычно занимает 1 – 2 дня. Что бы начать эффективную работу этого обычно достаточно.

Особенно хороший эффект внедрения достигается на предприятиях, где уже применяются системы на базе платформы «1С:Предприятие». Так как интерфейс системы документооборота очень похож на уже знакомые интерфейсы других системы на базе 1С. Пользователи работают с привычными элементами – справочниками, документами, отчетам и обработками. При основании системы им не приходится изучать принципиально новые интерфейсы, они используют уже имеющийся у них опыт работы с программами 1С.

В случае если предприятию требуется какая-либо индивидуальная настройка или разработка нового функционала, то наши специалисты всегда готовы выполнить все необходимые работы. Кроме того, мы стараемся выполнять такие работы так, что бы следующие обновления типовой системы были максимально упрощены.

Для получения качественного результата в работе с системой необходимо обеспечить простоту поддержки системы. Сотрудникам, поддерживающим систему, СЭД «Корпоративный документооборот» предоставляет простые и понятные интерфейсы. Система позволяет быстро выполнить её настройку и спроектировать бизнес-процессы. Администрирование СЭД «Корпоративный документооборот» ни чем не отличается от администрирования других продуктов на базе.

Проектировщикам бизнес-процессов предоставляются простые и понятные элементы системы. Проектирование бизнес-процессов для автоматизации документооборота осуществляется с помощью уже знакомых по другим программам на базе платформы 1С элементов – различных справочников и документов системы. Система имеет средства позволяющие быстро спроектировать бизнес-процессы для контроля различных задач исполнителей, выдачи поручений и организации маршрутов прохождения документов. В системе документооборота существуют простые способы настройки автоматической архивации документов.

Эффективность автоматизации документооборота и бизнес-процессов заключается в том, что для разработки видов (карточек) документов, а также маршрутов бизнес-процессов не требуется каких-либо специальных знаний или умений, не требуется знать языки программирования, достаточно универсальных знаний по работе с компьютером на уровне продвинутого пользователя.

Система документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» разработана как универсальная система автоматизации и проектированя бизнес-процессов с простыми и функциональными инструментами.

В программе СЭД «Корпоративный документооборот» поддерживается работа с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Технология электронно-цифровых подписей на сегодня это очень важная и значимая технология. Во многих современных компаниях использование ЭЦП при работе с документами является обязательным и документооборот без цифровых подписей не используется в принципе.

Электронная цифровая подпись позволяет со 100% точностью удостоверить авторство подписи сотрудника на документе, а также гарантировать, что документ не был изменен с момента его подписания.
Таким образом, с помощью системы электронного документооборота «Корпоративный документооборот» вы не только можете повысить эффективность работы предприятия с документами, но и повысить доверие и достоверность передаваемой информации, а значит снизить ошибки и затраты на дополнительную проверку и исправление документов.

Сценарии использования системы документооборота

Ниже мы приводим 2 небольших сценария работы автоматизированного документооборота в компаниях.

Сценарий 1: Сотруднику необходимо как можно быстрее согласовать какой-либо документ предприятия. Можно пойти старым путем – разослать его копии по электронной почте всем адресатам или пойти к секретарю и попросить распечатать его с листом согласования. В реальности это займет уйму времени, но самое главное, ни кто не сможет гарантироват,ь что документ будет прочитан, он может попасть в спам, быть случайно удаленным или просто затеряться среди кучи других документов, кроме того адресат может отсутствовать на месте в нужный момент.

С помощью системы электронного документооборота, например СЭД «Корпоративный документооборот» на предприятии создается общее информационное пространство, этом потоки информации не могут быть случайно прерваны или остановлены. Если документ отправлен на ознакомление через автоматизированную систему документооборота, то можно быть уверенным что он проделает именно такой путь, какой был заложен при его проектировании. В случае, если нужный сотрудник отсутствует (находится на больничном, в командировке и т.д.), то, в зависимости от настроек системы, документ попадет к его заместителю или другому линейному сотруднику. Бизнес-процессы предприятия в случае их автоматизации не подвергаются случайностям, а работают четко и надежно.

Сценарий 2: Новый сотрудник не знает, как начать процесс подготовки к встрече с клиентом. В обычном случае он будет просить его коллег помочь и рассказать ему все подробности, отвлекая их от выполнения их задач, а в некоторых случаях давая повод отложить свои задачи под предлогом помощи новичку. Такая организация работы может привести к тому, что невыполненные задачи будут накапливаться как снежный ком, вовлекая в себя всё новых и новых сотрудников.

В случае использования автоматизированной системы документооборота и бизнес-процессов сотруднику достаточно инициировать новый бизнес-процесс, предварительно спроектированный и утвержденный на предприятии. Например, он запускает процесс подготовки к совещанию. СЭД «Корпоративный документооборот» в таком случае начинает выдавать нужные задания нужным сотрудникам, при этом бизнес-процесс может формировать задачи и для самого инициатора его запуска.

В таком случае сотрудник ни когда не забудет выполнить какую-либо важную задачу, например, процесс напомнит ему в нужный момент о необходимости забронировать комнату для переговоров. Такая организация работы ведет к повышению эффективности работы не только одного сотрудника, но и всего предприятия в целом. Что, конечно, положительно сказывается на росте прибыли и приводит к быстрой окупаемости инвестиций в автоматизированную систему документооборота.

В некоторых случаях одна дополнительная успешная сделка, которую качественно и в срок выполнили ваши сотрудники благодаря системе документооборота, многократно окупит все вложения автоматизацию документооборота вашего предприятия.

Детально изучается бизнес клиента. Консультанты становятся экспертами в бизнес - процессах

Чем занимается компания? - Продуктовая линейка. Основной бизнес - процесс. Схема производства. Как организованы продажи? Как организовано снабжение. Склады и места хранения. Вспомогательные производства. Бэк-офис.
Информация черпается из документов компании, интервью со специалистами.

Выясняются ожидания, цели, задачи проекта

Зачем, чего хотим достичь, что изменить? Почему нужно что -то менять? Что не устраивает в существующем положении вещей? Каким путем, каким образом видится преобразование компании, будущей системы?
Эти и другие вопросы задаются первым лицам компании, потому что уровень предстоящего внедрения затрагивает всю компанию кардинально. Также выясняется мнение функциональных руководителей и специалистов.

Консультанты Эрбики, после изучения, хорошо представляют себе бизнес клиента и его пожелания. Консультанты как бы встают на место клиента и обладая экспертными знаниями в программных продуктах формируют картину проекта. Какую программу лучше применить, как использовать ее функциональность? Как выстроить проект внедрения и организационных трансформаций? В какие сроки, за какой деньги, что получит организация? Иногда эта картина совпадает с первоначальной картиной клиента, иногда нет. Но в результате, по сути, презентации сформированной картины клиенту, достигается общее видение проекта, его архитектуры. Принимается принципиальное решение - внедрять будем так!

Консультанты разрабатывают подробный план-график проекта

Консультанты разрабатывают подробный план-график проекта от начала до конца. Мы используем диаграмму Ганта. В графике указываются реперные точки проекты, все мероприятия, их длительность и взаимосвязь. Для каждого мероприятия указываются ресурсы всех сторон проекта - Заказчика и Исполнителя.
Проводятся специальные мероприятия по организации проекта - создается рабочая группа проекта, выделяются руководители и специалисты, формируется Устав проекта.

Реализация проекта осуществляется согласно Устава и план-графика

Реализация проекта осуществляется согласно Устава и план-графика. Конечно, план - график нарушается, но ще больше заставляет планировать процесс. Важно, что возникающие в процессе работы желания сотрудников Заказчика, функциональные решения проходят творческим контролем консультантов Эрбика через призму целей бизнеса Заказчика.

Тщательно прорабатывается нормативно - справочная информация

Нормативно - справочная информация определяет видение бизнеса в системе. От детализации, от аналитики, от угла зрения зависит логика работы программного продукта и сложность проекта внедрения.

Пользователям объясняется порядок их работы в бизнес - процессе, а не только действия в программе

обучаем не программе, а новым методам работы сотрудника, использующего программу.

Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Данная статья поможет определить необходимость автоматизации документооборота в вашей организации, а также некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота на предприятии.

В предыдущей статье мы затронули вопросы классификации программных продуктов для автоматизации работы с документами и рассмотрели основные моменты, на которые следует обращать внимание при выборе систем автоматизации делопроизводства.

Однако, система автоматизации делопроизводства позволяет автоматизировать лишь небольшой участок работ в организации. В этой статье мы подойдем к системам организации электронного документооборота более широко, не выделяя конкретные продукты и постараемся ответить на наиболее важные вопросы, которые возникают при внедрении систем электронного документооборота (СЭД).

Вопрос 1. Когда и почему нужно производить организацию электронного документооборота на предприятии?

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

· документы теряются;
· накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
· документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
· тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
· создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
· на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

· обеспечит слаженную работу всех подразделений;
· упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
· повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
· повысит оперативность доступа к информации;
· позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Организацию СЭД нужно начинать прямо сейчас.

Вопрос 2. Выбор системы электронного документооборота - сладкие песни производителей и поставщиков.

Теперь необходимо определиться с выбором системы. В предыдущей статье мы классифицировали существующие продукты для автоматизации работы с документами. Позволим себе напомнить классы систем:

· системы автоматизации делопроизводства и документооборота
· системы управления потоками работ
· системы организации и управления архивами документов
· системы электронного управления документами

Каждая система решает определенный класс задач. Так, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.

Особого упоминания заслуживают системы класса ERP - часто от потенциального заказчика приходится слышать следующие слова: «мы внедряем ERP-систему и не будем внедрять систему автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ)». Бытует ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота на предприятии. Это не так - ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение - интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.

Каждый производитель систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так - заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на организацию системы автоматизации документооборота на предприятии и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Совет №1 - определитесь, решение задач какого рода вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в интернете.

Совет №2 - определив, систему какого класса нужно искать, изучите, по возможности, все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.

Совет №3 - обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться. Не стоит думать, что СЭД, в которой СУБД не поддерживает репликацию, а в качестве транспортной среды используется почтовый сервер небезызвестной компании из Редмонда, будет эффективно решать задачи организации документооборота на территориально-распределенных предприятиях.

Совет №4 - выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.

Совет №5 - проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями - установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Кстати, некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.

Совет №6 - не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно - сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Вывод: приобретайте систему документооборота, что подойдет вашей организации. Определите класс необходимой системы, требуемый функционал, в случае невозможности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.

Вопрос 3. Внедрение - этапы, сроки, деньги.

Этот вопрос является логичным продолжением предыдущего - некоторые внедренцы часто говорят, что проведут организацию электронного документооборота в кратчайшие сроки, в 2 этапа и при этом постараются вытрясти у заказчика максимально возможные деньги.

Срок внедрения системы зависит от множества факторов. Перечислим основные:

· Класс системы. Систему автоматизации делопроизводства, состоящую из одного АРМ секретаря, займет неделю в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может занят целый год, причем не обязательно, что число АРМ будет большим.
· Масштаб внедряемой системы. Срок организации системы электронного документооборота безусловно зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система - пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение.
· Настраиваемость системы. Адаптация системы с соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможно двумя способами - настройкой и изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

· Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
· Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
· Адаптация системы электронного документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
· Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
· Окончательная настройка системы документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
· Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система документооборота, идеально подходящая для вашего предприятия, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше факторов организация электронного документооборота может занять отодной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость системы электронного документооборота. Основным правилом является следующее: системы одного класса стоят примерно одинаково.

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба организации электронного документооборота. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения - работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Выводы. Системы одного класса стоят примерно одинаково, общая стоимость системы определяется не только стоимостью лицензий программного обеспечения. Не следует экономить на процессе внедрения - эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильности выбора системы и правильно проведенного процесса организации электронного документооборота.