По поручению руководителя направляю вам запятая. Деловая переписка. Как написать сопроводительное письмо. Особенности

Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Письмо мотивации - это также место для веселья с модным словом в течение нескольких лет - рассказывание историй. Расскажите своим рассказчикам, проявите себя как страстный человек в своей области. Именно эти жемчужины ищут компании, которые знают, что работник не может привлекать и сохранять только материальные блага, а способность работать над интересными, развивающимися проектами так же важна. Напиши то, что меня завораживает, что было неожиданностью для вас в полевых условиях за последние несколько лет, чего вы с нетерпением ждёте.

Не беспокойтесь о том, чтобы выйти в самый формальный тон - люди находятся на другой стороне. Однако, когда дело доходит до сопроводительного письма, мы подтверждаем - меньше значит больше! Положите до половины страницы и выберите действительно продуманный, интересный контент за счет длины.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

Он подчиняется определенной структуре, которая включает, среди прочего, Перевернутая хронология или необходимость размещения определенных разделов. Письмо-сопроводительное письмо является более личным сообщением кандидата, которому дана возможность представить свой аргумент, что он / она является лучшим человеком, который может принять вакансию.

Он провел более 200 процессов найма на различных должностях для польских и международных организаций. Где вместе с группой консультантов более 5 лет эффективно поддерживает своих Клиентов в принятии стратегических решений, связанных с развитием их карьеры и эффективным движением на рынке труда.

Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

О материалах конференции

Об отзыве на статью

Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:

Направляем Вам...,

Возвращаем Вам...,

Высылаем Вам....

Допускается начинать текст письма фразами типа

В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)...

Кто должен подписывать сопроводительное письмо

Он считает, что если хотя бы половина кандидатов, которые не получили обещанную обратную связь от вербовщиков, а не оскорбляли их, обнародуют проблему в социальных сетях, это явление скоро прекратит свое существование. Это все чаще требуется работодателями и является развитием или расширением Биографических данных. Набор этих документов представляет собой картину наших прошлых достижений, навыков и компетенций.

Письмо мотивации дает автору гораздо больше свободы. Он может иметь различную форму и характер. Мы должны сосредоточиться на описании опыта и навыков, которые мы получили до сих пор, и что мы можем сделать для нашего будущего работодателя. Мы описываем, как мы ценим нашу компанию и то, что мы привносим в работу, к которой мы обращаемся. Все факты должны быть задокументированы и подтверждены фактами нашей жизни, чтобы не быть научной литературой. Наш язык должен быть кратким, но не ясным.

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) ...

Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.

Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:

Наша задача - убедить нашего работодателя в том, что мы будем работать на рабочем месте, и компания принесет нам пользу. Мы включаем в него совсем другой тип информации. Эта информация должна быть полностью совместима с позицией, к которой мы обращаемся. Важно информировать работодателей о том, будем ли мы ценным сотрудником и будем ли мы в компании.

Стоит ли писать сопроводительное письмо?

Это отдельный документ, который не стоит копировать с других. Хотя создание хорошего мотивационного письма может занять некоторое время и стоило нам больших усилий. Существует также риск, что он даже не будет прочитан. Однако при поиске работы вы не можете рассчитывать и рассчитывать на успешность. Мы несете полную ответственность за то, сделали ли мы все, чтобы быть принятыми на работу.

Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.

Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении .

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

Как следует из названия, сопроводительное письмо написано для проверки нашей мотивации к работе. Имейте в виду, что, если ваш работодатель запрашивает этот документ и не получает его, это означает, что мы не заботимся о работе, и наша мотивация недостаточна. Приложение будет неполным и будет идти вбок, а в худшем случае - в корзину. И вино будет лежать только на нашей стороне.

Стиль переписки государственных организаций

С другой стороны, работодатель может не требовать сопроводительного письма. Однако в этом случае стоит попытаться представить такой документ. Это элемент преимущества перед другими кандидатами, которые мы стараемся и уделяем компании времени. Вероятно, ваши коллеги этого не сделали, и ваши усилия будут оценены.

Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

Об аренде автомобиля

О вывозе мусора

Об обучении сотрудника

О размещении рекламы

Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас.... Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:

Письмо с мотивацией не должно быть слишком длинным. Это небольшое пространство должно быть хорошо использовано, а форма выражения должна быть кратким и конкретным без «заливки воды». В правом верхнем углу сопроводительного письма мы указываем дату и место и адрес ниже адресата: должность человека, на которого вы пишете, например, директор по персоналу, а также имя и полный адрес компании. Если вы знаете, вы также можете ввести имя лица, ответственного за вербовку.

Слева в верхней части страницы укажите свои данные: имя и адрес, почтовый адрес, адрес электронной почты и номер телефона. Это позволяет рекрутеру связывать документ с вашим именем, и если он или она решит, что вы тот человек, он или она сможет позвонить и получить интервью сразу.

Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.

В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет.

Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:

Оплату гарантируем с р/с...

Оплату гарантируем. Наш р/с...

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...

Если вы не знаете, каков пол вашего собеседника, лучше написать дамы и господа, чем совершить кардинальную ошибку. Первое предложение письма говорит нам, какую позицию мы применяем, каков ссылочный номер и как мы знаем о наборе. Это полезно, когда мы пишем крупную корпорацию, которая набирает несколько или более должностей.

Что такое сопроводительное письмо к документам

В основной части документа мы описываем: - почему мы подаем заявку на должность. - оправдайте, почему наши нынешние навыки и опыт будут полезны в новой работе, - в отсутствие опыта убедим работодателя в нашей полной готовности и решимости выполнить эту конкретную работу, - давайте проиллюстрируем наши позитивные черты характера, которые помогут нам в новой позиции, конкретные примеры. В конце, спасибо за ваше внимание и время. В то же время мы подчеркиваем полную готовность и готовность встретиться на собеседовании.

Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.

Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.

Как отправить документы приложения?

Как отправить действительный адрес электронной почты? Юмор - это актив, но профессионализм в этом случае более важен. Также неправильно отправлять так называемые. «Слепые письма», то есть сообщения без заголовка и без содержимого, только с самим вложением. Такие сообщения для получателя пустые и часто попадают в корзину. В заголовке электронного письма укажите ссылочный номер или позицию, на которую мы подаем заявку. В содержании, однако, стоит указать информацию, которую мы применяем для такой и такой позиции, когда мы нашли объявление о работе и то, что мы вложили в приложение вложения.

Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении .

Стиль переписки государственных организаций

Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.

Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).

Такая информация подтверждает наше уважение и уважение к будущему работодателю. Надлежащие и отличительные документы приложений - это пропуск для получения приглашения на собеседование. Работодатели, размещающие свои вакансии на различных должностях, будут включать информацию о том, какие документы отправляются им.

Почему работодатель нуждается в полных кандидатах на приложение?

К сожалению, большинство кандидатов не знают, что они делают, и дублируют их содержание. Если вы хотите избежать этой ситуации, обязательно создайте. Набор документов сделает рекрутера доступным для оценки вашей пригодности и компетентности для полноценной работы. Работодатель хочет точно знать, кто вы, и отвечаете ли вы его требованиям. С профессиональными документами ваш работодатель не будет сомневаться, что он позвонит вам и предложит вам встретиться с ним.

Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Например:

Сообщаем, что в период с... по...

Установлено, что в период с... по...

Сообщаем, что по состоянию на...

Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам...

Что мне нужно сделать, чтобы документы приложения были полными и эффективными?

Не публикуйте в нем неточную информацию, потому что рано или поздно они выйдут. Начните с ваших личных данных. Затем кратко опишите свой опыт и обязанности, образование, квалификацию и навыки. Наконец, кратко перечислите ваши интересы и не забудьте включить предложение защиты данных в нижней части документа.

Образец оформления сопроводительного письма

Важно, чтобы оба документа составляли целое и дополняли друг друга, поэтому они написаны в том же стиле и форме. Однако избегайте копирования содержимого этих документов. Эффективное сопроводительное письмо должно быть написано для конкретного предложения о работе. Постарайтесь написать это безупречно и интересно. Начните с того, на какую позицию вы претендуете. Затем опишите свои сильные стороны и квалификацию для работы. Отметьте, какие успехи вы достигли. Затем укажите, какие межличностные компетенции влияют на качество вашей работы и на то, что ваш бизнес получит, используя вас.

Направляем Вам согласованный с...

Направляем на рассмотрение и утверждение...

Проверкой установлено, что...

Считаем целесообразным...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

Просим Вас рассмотреть вопрос...

Просим Вас изыскать возможность...

Принимая во внимание, что..., просим....

В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма. Например:

В последнем пункте выражайте свою заинтересованность в встрече с вашим работодателем. Профессионально подготовленные прикладные документы увеличат вероятность собеседования. Если вы пропустите правильный удар, вы потеряете возможность быть нанятым. Обратите особое внимание на каждую важную деталь, как по существу, так и по форме; нет оправдания для орфографии и ошибок пунктуации!

Как написать сопроводительное письмо. Особенности

Сосредоточьтесь на основных аспектах. Соблюдайте структуру модели. Источник. Общие требования к документам 4. Тема учебного курса - Особенности подготовки и оформления личных документов. Эта тема относится к любому, кто пишет какой-либо документ, такой как запрос, резюме, жалоба и т.д. чтобы хорошо написать документ, вам необходимо знать требования правил написания.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты... (гарантийное письмо)

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).

Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») - характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном. Например:

Эта курсовая работа предназначена для раскрытия требований к написанию задания путем написания личных документов для ознакомления с основными требованиями путем написания документа. Цель работы - выявить особенности подготовки и обработки личных документов.

Чтобы ознакомиться с подготовкой и оформлением наиболее часто написанных личных документов. Проанализируйте наиболее распространенные ошибки. Основные источники информации, по которым была выполнена работа: Документация. Подготовка и формализация правил.

Документ является продуктом информационной среды. Является основным инструментом для организаций. Записи документации и реализация управленческих решений. Кроме того, это опыт, знания, защита и передача человечества из поколения в поколение. В большинстве случаев документ описывается как информация, хранящаяся в физической среде, с реквизитами для ее идентификации.

Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).

Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).

Ограниченная сочетаемость слов

Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.

Конструкции с отглагольным существительным

В переписке государственных организаций для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного и глагола вместо простой глагольной формы («расщепление сказуемого»). Например:

Ограниченное употребление глаголов в личной форме

Государственному стилю переписки свойственен неличный (безличный) характер изложения текста. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица употребляются в неопределенно-личном значении. Например:

Комиссией проведена проверка...

Министерством принято решение...

Кроме того, активно используются страдательные конструкции, в отличие от форм действительного залога. Например:

Проектом предусмотрено сооружение здания... (а не: Проект предусматривает).

Построение предложений

При построении предложений следует учитывать закономерности, характерные для синтаксиса управленческой документации. В документах наиболее распространенными являются односоставные предложения (без подлежащего) со сказуемым в качестве главного члена, с которого начинается предложение. («Просим выслать план модернизации оборудования»). В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). Например:

Комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов

Из сложных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные предложения. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно следует непосредственно за этим словом. Например:

В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие...

Если придаточное относится ко всему главному предложению, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения. Например:

При условии досрочного и качественного выполнения полного объема работы, заказчик обязуется... (обстоятельства совершения действия).

Одновременно сообщаем, что в настоящее время подготовлено технико-экономическое обоснование... (поясняется основная мысль предложения).

Причастные и деепричастные обороты

Придаточные предложения рекомендуется заменять причастными и деепричастными оборотами. Причастный оборот может следовать за определяемым словом («тема, выполненная институтом») или предшествовать ему («выполненная институтом тема»). Причастный оборот не должен включать в себя определяемое существительное.

Правильно : Интерес, проявленный к выпускаемой продукции

Неправильно: Проявленный интерес к выпускаемой продукции

Место деепричастного оборота относительно свободное. Деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо - субъект действия, и ни в коем случае - с объектом.

Правильно : Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.

Неправильно: Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.

Структура текста

Текст письма состоит из вступления, изложения или доказательства и заключения.

Во вступлении обосновываются причины возникновения вопроса или дается его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В изложении или доказательстве приводится аргументирующая информация: изложение фактов, описание ситуаций и т.д.

В заключении формулируется основная цель письма, приводятся выводы, предложения, просьбы, распоряжения, т.е. излагается позиция автора.

В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим.

Для удобства восприятия текст письма делится на абзацы, т.е. новая мысль начинается с красной строки.

Особенности стиля переписки коммерческих организаций

Появление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной особенностью стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По этой причине активно используется сослагательное (условное) наклонение глаголов. Повелительное наклонение недопустимо. Рекомендуется избегать категоричных выражений, что достигается вводными словами: по-видимому..., если возможно... и т.п.

Как правило, текст излагается от первого лица единственного числа (прошу, считаю необходимым и т.д.), т.к. акцентируется единоличная ответственность должностного лица за принятые решения.

В стиле переписки коммерческих структур ограниченно используются устойчивые языковые формулы, «нанизывание падежей» и отглагольные существительные.

Структура текста

Элементы текста письма: обращение, благодарность или комплимент, мотивация, аргументация, позиция автора, заключение, формула вежливости.

В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим. Как правило, изложение позиции автора может предшествовать аргументирующей информации.

Текст письма начинается с обращения. В переписке негосударственных организаций составление текста письма без обращения недопустимо. Обращение рекомендуется начинать с абзаца и завершать восклицательным знаком.

Может быть использован один из четырех вариантов обращения.

1 . Обращение по имени и отчеству.

Используется преимущественно в переписке с постоянным партнером. Например:

Уважаемый Иван Иванович!

Сопроводительное письмо - универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная "сопроводиловка" избавит все стороны от множества недочётов и неясностей. Как написать сопроводительное письмо к документам?

Когда это обязательно?

Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Клиенты тоже пишут запросы о предоставлении самой разной информации и документации.

Во всех этих случаях палочкой-выручалочкой и в то же время достойным лицом фирмы станет сопроводительное письмо. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

разъяснит получателю, кто и для чего ему пишет;
возьмёт на себя информационную роль, освободив от смысловой перегрузки прилагаемую документацию;
подробно зафиксирует перечень прилагаемых документов;
сэкономит денежные средства, избавив от излишних почтовых отправлений с описью;
выполнит роль компактного доказательства о вручении целой кипы документов.

Вот такой полезной может стать обычная "сопроводиловка" при правильном подходе!

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно.

Составление "сопроводиловки" следует начать с вводной фразы: сослаться на номер входящего запроса или изложить суть вопроса, по которому идёт переписка. В следующих абзацах письма логично указать основания документа: нормативно-правовые акты, пункты договора, акты проверок, предписания контролирующих органов и другое.

Завершается изложение просьбой, предложением или требованием. После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов.

Обязательные реквизиты сопроводительного письма к документам

Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении.

"Шапка" документа. Здесь указывается должность руководителя или иного представителя адресата, название предприятия или полные фамилия, имя и отчество частного лица; полный адрес и почтовый индекс.
Дата составления сопроводительного письма, а если отправитель юридическое лицо, то и регистрационный исходящий номер.
Обращение к адресату в соответствии с правилами делового письма. Будь то частное лицо или руководитель предприятия, к нему обращаются по имени и отчеству, присовокупив обращение "уважаемый".
Подробный перечень прилагаемых документов , ведь из самого названия следует, что письмо "сопровождает" некое основное отправление.
Письмо подписывает первое лицо или полномочный представитель организации, которому руководителем предоставлено такое право. Если письмо от частного лица, то подписывает "сопроводиловку" сам отправитель или его представитель по доверенности. Перед подписью принято от руки добавлять уверение "с уважением".
Фамилия, инициалы и средства связи исполнителя письма.

Таковы основные требования к форме письма.

Образец сопроводительного письма к документам

Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам. Разумеется, его содержание будет меняться в зависимости от потребностей составителя, однако общая канва остаётся неизменной.

Хитрун И. В.

ул. Васильевская, 3,

г. Кукино - 31005

№ 562 от 05.04.2015

Уважаемый Иван Васильевич!

На Ваше предписание № 12/389 от 01.04.2015 по вопросу проведения встречной внеплановой невыездной проверки сообщаем следующее.

Часть документов по договорным правоотношениям с ЧП фирмой "Гедеон" была изъята на основании протокола выемки от 02.03.2015 (копию прилагаем) Имеющиеся в распоряжении предприятия документы направляем Вам в виде надлежаще заверенных копий согласно приложению.

Приложение (всего на 6 л.):

Копия платежного поручения с отметкой банка №3 от 15.01.15 - на 1 л.
Копия платежного поручения с отметкой банка №6 от 14.02.15 - на 1 л.
Копия акта сверки по договору поставки №56/П от 15.12.14 - на 1 л.
Копия протокола выемки от 02.03.15 - на 3 л.

Голохвастов Ф. Е.

Исполнитель: Пупко А. В.

Такая "сопроводиловка" подойдёт для многих исходящих материалов по запросам государственных, контролирующих и правоохранительных органов, стоит только немного подкорректировать её под свои нужды.

Сопроводительное письмо к документам по договорам

При заключении хозяйственных договоров часто складывается ситуация, когда контрагенты территориально удалены друг от друга и не могут позволить себе выезжать в другой город для подписания договора.

В этом случае оформление сопроводительного письма становится этаким маячком, позволяющим заключить юридически правильный договор на расстоянии, без личной встречи представителей. При помощи сопроводительного письма одна сторона может не только направить подписанные ею бланки договоров для рассмотрения, но и письменно изложить свою позицию по существенным вопросам соглашения.

Кроме того, сопроводительное письмо позволяет зафиксировать, что и в каком количестве было приложено и направлено адресату. Например, содержательную часть можно изложить так.

"Направляем Вам два экземпляра договора на оказание информационных услуг, подписанные и заверенные печатью с нашей стороны. Предлагаем рассмотреть указанный проект и в случае согласия подписать договора, возвратив один из подписанных экземпляров в наш адрес. Приложение: проект договора в 2 экземплярах на 6 листах каждый".