Акт об уничтожении доверенностей бланк. Акт об уничтожении документов. Способы и порядок утилизации
С проблемой накопления большого количества документов в архиве сталкивалась каждая более-менее крупная организация. Первичные и окончательные бухгалтерские документы, различные договоры и внутренняя документация со временем превращаются в достаточно объёмную папку, затем коробку, а после и шкаф дел. Поэтому буквально на третий четвёртый год существования компании возникает вопрос о выделении ненужных документов для дальнейшего списания и уничтожения. Но как правильно рассортировать имеющиеся бумаги? Кто имеет право принимать решение об уничтожении? Как, с законодательной точки зрения, правильно оформить этот процесс и где взять образец? Об этом данный материал.
Подготовка акта на уничтожение бухгалтерских документов
Вы должны избавиться от большинства бумаг в своем офисе. В этот день и в возрасте, это должно быть само собой разумеющимся. Все должно быть или должно быть электронным. Вот несколько способов, которые вы могли бы оправдать, избавиться от бумаги, которую вы все еще имеете.
Если вы хотите изменить свои привычки: перестаньте печатать вещи и перестаньте копировать вещи от клиентов. Не печатайте вещи, если это действительно необходимо: исключения и документы, которые должны быть подписаны, являются исключением. Как только документ подписан, клиент должен сохранить оригинал, и вы можете сохранить отсканированную копию. Как правило, вам не нужен оригинал. Вы должны просто хранить отсканированную копию всего, что клиент дает вам, если вам действительно не нужен оригинал.
Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов. Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации. В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается. А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.
Вероятно, завещание является исключением из этого. Клиенты, скорее всего, ожидают, что вы сохраните их в безопасном порядке, и это будет подразумеваемый термин вашего держателя, хотя, с технической точки зрения, вы могли бы четко указать, что вы больше этого не делаете и говорите им, что им необходимо сохранить оригинальный сейф.
Другая вещь, которую вы должны сделать, - добавить предложение в свои условия взаимодействия, позволяющие избавиться от бумаги, которую клиент дает вам. Что-то вроде этого может работать. Если вы дадите нам бумажный документ или мы получим его от вашего имени, вы разрешите нам уничтожить его после создания электронной копии этого документа. Мы не будем уничтожать Завещания или любой другой документ, который мы договорились в письменной форме, чтобы держать вас под стражей.
Также составление акта об уничтожении гарантирует законность и корректность списания. Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства. Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы. Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.
Как отмечает г-н Бек, основная проблема, связанная с избавлением от бумаги от старых файлов, заключается в том, что она может не принадлежать вам. Самый недавний судебный анализ претензий клиента на бумагу в файле солиситора слишком стар, чтобы быть действительно полезным. Там Суд указал, что следующий документ, скорее всего, будет собственностью адвоката.
Они включали письменные примечания аргументов, которые адвокат предлагает представить в суд. И наоборот, следующим может быть либо собственность клиента, либо адвоката. Это зависит от того, в основном это касается клиента или адвоката. Как правило, это было бы собственностью клиента, хотя: Несомненно, могут быть записи о судебных заседаниях, которые делаются в первую очередь ради выгоды или защиты адвоката. Таким образом, записки, сделанные адвокатом, когда при суде напоминают ему о том, что важно для него, должны казаться мне записью полностью или существенно для его пользы или целей, а не для блага клиента. Некоторая переписка с кем-либо, кроме клиента. Корреспонденция чаще всего отправляется или принимается адвокатом в качестве агента для клиента, и в этом случае она принадлежит клиенту. Но в некоторых случаях преобладающая цель переписки была бы для выгоды солиситора и поэтому была бы собственностью адвоката.
- Примечания, касающиеся телефонных разговоров с лицами, не являющимися клиентом.
- Сообщает о личных посещениях или посещаемости в суде.
- Такая запись, на мой взгляд, принадлежит адвокату.
Общие условия хранения
Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.
Это могут быть
Вентворт фокусируется на правах собственности. Сегодня суды будут бороться с тем, чтобы применить эти категории к полностью электронному файлу, и им необходимо будет провести различие между тем, являются ли данные в компьютерной системе информацией или собственностью. Поэтому, возможно, решение для храбрых среди нас состоит в том, чтобы предположить, что Вентворт устарел и что использование запатентованного подхода к файлам солиситора просто неверно.
Можно утверждать, что реальная ценность в большинстве файлов сегодня находится в информации, а не в бумаге, которая печатается или принимается. По этим соображениям, если у клиента нет предрассудков, вы можете спокойно делать то, что вам нравится, с фактическими битами бумаги. Клиенту нечего жаловаться, поскольку он или она не имеют собственности в информации.
Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела. Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта на предприятии (правила и образец заполнения), должны сохраняться в архиве как минимум 5 лет с момента последнего использования. «Первичка» же хранится немного меньше - 4 года. Существуют некоторые подвиды, которые хранятся и более длительный срок, а также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.
Комиссия и приказ
Из этого следует, что без полномочий клиента вы не можете сканировать и уничтожать эти листы бумаги. Все ваши варианты включают в себя активное принятие решений и затраты на ресурсы. Самый простой способ - отсканировать весь файл и отправить бумагу клиенту. Было бы разумно убедиться, что вы отправляете его на свежий адрес, чтобы избежать неловкой жалобы на неприкосновенность частной жизни. Это может удовлетворить значительную часть вас.
Для тех, кто не хочет этого делать, есть еще несколько вариантов. Во-первых, проверьте, был ли у вас срок в вашем держателе, разрешающий уничтожение документов по истечении установленного периода. У некоторых фирм есть пункт, в котором говорится, что они уничтожат файлы после чего-то вроде семи лет. Если вы это сделаете, то сканирование и уничтожение файла по истечении этого срока истекло вряд ли будет проблемой, если вы не уничтожаете ничего, что вы согласились провести под стражей.
Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте. Поэтому во время отбора документации на списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов - это право, а не обязанность сотрудников и юридического лица в целом. Некоторые важные экземпляры и образцы стоит сохранить, и, в то же время никто не может запретить вам уничтожить отлежавший свой срок хранения документ (например, историю взаиморасчётов с контрагентом за прошлые периода). При смене руководства компании организуется комплексная передача дел и всей имеющейся документации.
Если у вас нет такого термина или вы хотите ускорить работу, вам нужно будет полагаться на наличие подразумеваемого термина в фиксаторе. На мой взгляд, случай с таким подразумеваемым термином, по крайней мере, спорный, и, вероятно, уже отражает стандартную практику для большого числа фирм. Интересно, сколько просят согласие с клиентом до измельчения печатного письма, которое также было получено по электронной почте. Но любой подразумеваемый термин должен требовать отсутствия предрассудков. Первым очевидным случаем предрассудков является уничтожение завещаний, включая отмененные завещания, в случае, если более поздний признан недействительным.
Как составляется акт
Изначально стоит заметить, что в ходе работы экспертная комиссия может столкнуться с различными наименованиями акта:
- «О выделении к уничтожению…»
- «Об уничтожении»
- и др.
Смысл от этого не меняется, и содержание остаётся прежним. Также важно учесть, что руководитель перед началом процесса обязан издать соответствующий приказ, на основании которого и составляется акт. Форма - стандартная. Образец приведён на изображении ниже:
Было бы удобно иметь список вещей, которые не должны быть уничтожены ни при каких обстоятельствах. Другая потенциальная проблема - доказательная допустимость. Описание документа - как минимум, его название или описание, категорию и автора, стандарт минимального качества и какие категории документов должны быть отсканированы по цвету, флаг, показывающий, является ли электронная запись копией, сделанной непосредственно из оригинала документ, и был ли оригинал уничтожен, информация о том, кто его просматривал и когда; и один из способов предотвратить изменение или удаление определенных отсканированных документов. В стороне, некоторые могут удивляться, почему мы не можем просто полагаться на 25 Закона об электронных транзакциях для сканирования и уничтожения документов.
Что же касается второго документа, то его типовая форма достаточно проста: в шапке слева указывается наименование организации, справа — «УТВЕРЖДАЮ, Генеральный директор» и персональные данные руководящего лица. Ниже указывается дата утверждения. Затем (под реквизитами организации) название акта. Основанием является внутренний приказ руководства (записываем дату и номер). Затем перечисляются входящие в экспертную комиссию лица и присутствовавшие наблюдатели.
Порядок утилизации бухгалтерских документов
Причина в том, что фраза «юридическое требование» в этом разделе определяется и ограничивается актами, и только те, которые не исключены по расписанию. Оно не охватывает договорные или деликатные требования к бумаге. Вместо этого вам нужно будет связаться с вашим клиентом и спросить их, что делать.
Это, наверное, не конец света. Эндрю Истербрук является старшим юристом в Уэббе Росс Макнаб Килпатрик в Вангареи. Прочитайте мнение Эндрю Бэка. Все поставщики услуг аутсорсинга должны быть ознакомлены с этими положениями и обязаны соблюдать их. Кому принадлежит то, что в файлах? Ответ не совсем прост, и, опираясь на мнение адвоката, Общество разработало это руководство, которое, как мы надеемся, будет касаться основных возникающих вопросов.
В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.
Сразу под данным текстом размещаем таблицу из 7-8 колонок для регистрации документов:
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Материал, обычно принадлежащий клиенту. Документы, созданные клиентом или созданные адвокатом для клиента. Письменные мнения, но не подготовительные личные заметки, подготовленные для выгоды адвоката. Проект официальных документов и документов. Письменные заявления, поданные в Суд, но не содержащие подробные примечания к исследованиям и другие документы, созданные для личного использования адвоката. Р. 604, хотя у Дина были оговорки по этому делу. Оригинальные письма, полученные от и копирование писем третьим лицам.
- Порядковый номер в таблице
- Название дела или группы документов;
- Крайние даты: когда в последний раз был использован, например, в целях налогообложения (для бухгалтерских документов);
- Номера описей: если таковые имеются. В противном случае поле под этим заголовком оставляется пустым;
- Номенклатурный индекс дела или его номер по описи;
- Общее количество единиц на хранении;
- Сроки хранения и номер относящейся к делу статьи: установленные законодательно в вышеозначенном Перечне;
- Примечания
Пункт «И того» с указанием общего количества единиц для списания и периода выборки документации (например, 2001-2005 год). Информация о председателе и членах комиссии. Ниже указываем количество дел, общий вес документации, название организации, куда она была передана на переработку, а также номер и дату накладной, по которой проходил обмен. В последней строчке ещё раз указывается Ф.И.О председателя ЭК, дата и подпись. Аналогично ниже для составителя, заносящего документ в дело.
Способы и порядок утилизации
Копии писем, написанных клиенту, хотя, если они были сохранены адвокатом как часть частной записи или если содержание связано исключительно с договорными отношениями между адвокатом и клиентом, адвокат может владеть ими. Заметки о встречах и телефонных звонках, которые составляют работу адвоката от имени клиента.
Файлы и документы, полученные по мандату. Материал, обычно принадлежащий солиситору. Оригинальные письма, полученные адвокатом от клиента. Заметки о встречах и телефонных звонках, которые составляют часть подготовительной работы адвоката. Чувствительный материал и предвестники в уголовных делах должны рассматриваться в соответствии со статьей 11 Кодекса поведения в отношении уголовной работы.
Это и есть полная инструкция по заполнению акта. Для составления собственного примите во внимание данный образец:
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.
Мандаты. Суть вопроса заключается в том, следует ли копировать файл, но копирование является разумным. Затраты должны оплачиваться адвокатом. Когда вопрос развивается в той мере, в какой адвокат не может продолжать действовать для нескольких клиентов из-за конфликта интересов, возникающего или развивающегося, необходимо соблюдать характер материала, скопированного или доставленного.
Там, где есть общие документы, они могут быть скопированы для всех клиентов. Если залоговое удержание должно выполняться, адвокат не может нанести ущерба одному клиенту, например. кредитор, если у этого клиента нет никакой ответственности за оплату. Если один клиент запрашивает файл, в котором сборы взимаются другим, файл должен быть переадресован при резервировании залога, чтобы он не мог быть передан новым агентам.
Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.
О создании экспертной комиссии
В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения
Файл может быть доставлен в соответствии с обязательством произвести его на «другую сторону», если он будет вызван. Каждый клиент имеет право проверять документы, в которых он или она имеет имущественный интерес, а также получать копии за свой счет. Следует отметить следующие моменты.
Уведомление о согласии клиента должно быть получено до того, как файлы и документы могут быть безопасно уничтожены. Документы клиента могут быть возвращены по соглашению. Однако, возможно, разумно сохранить копии. Не существует конкретной даты, за которой может быть заявлено обязательство хранить собственные документы клиента. Документы или другие документы, составляющие или подтверждающие права, должны сохраняться на неопределенный срок, но практически невозможно предсказать, когда они могут оказаться Следовательно, существует риск связать их с уничтожением.
которых истек,
Председатель комиссии - юрист А.Л. Иванов
Члены комиссии - главный бухгалтер О.В. Борисова
секретарь М.И. Петрова,
составила настоящий акт о том, что в результате проведенной
экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения
которых истек (опись прилагается):
1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).
2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).
3. Кассовая книга за 1996 год.
4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996
5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).
6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2
7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996
год (1 папка).
8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.
9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).
10. Главная книга за 1996 год.
Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/
Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/
Петрова /М.И. Петрова/
После того как эксперты "благословят" уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов.
Акт может выглядеть так:
ЗАО "Актив"
об уничтожении документов, срок хранения которых истек
Экспертная комиссия в составе:
Председатель комиссии - юрист Иванов А.А.
которых истек.
В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как
100256, которая прилагается к настоящему акту.
Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./
Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./
Петрова /Петрова М.И./
Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.
Предположим, что ОАО "Вторсырье" заплатило "Активу" за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС - 18 руб.).
Бухгалтер "Актива" должен сделать проводки:
Образец акта об уничтожении документов
Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.
Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.
Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000-2010 годы включительно).
Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (составление номенклатуры дел. актов на уничтожение документов и т.п.).
Это обещанный пример акта:
Формы бланков для уничтожения документов
Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего образца отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению с указанием их количества, сроков хранения и статей из перечня.«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом министерства культуры Российской Федерации № 558 от 25 августа 2010 года и зарегистрированного в министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 года.
*** К отбору документов на уничтожение стоит подходить крайне ответственно и доверять эту важную задачу следует исключительно профессионалам ***
Формы и бланки кадровых и бухгалтерских документов
Автобиография – это документ, составляемый непосредственно самим человеком и описывающий основные этапы его биографии.
Заявление на отпуск: Заявление на отпуск – это официальный документ, который является основанием для инициирования дела о предоставлении сотруднику очередного полного (либо частичного) или внеочередного отпуска.
- Ежегодный оплачиваемый отпуск - скачать форму бланка
- Отпуск за свой счет - скачать форму бланка
- Декретный отпуск - скачать форму бланка
- Отпуск по уходу за ребенком - скачать форму бланка
Анкета при приеме на работу является важным документом, который позволяет получить первичную информацию о новом сотруднике предприятия или учреждения. Далее на основании этого документа формируется личное дело.
Номенклатура дел организации – это важный перечень документации, который находится в делопроизводстве той или иной организации или учреждения. Помимо перечисления документации в установленном порядке в номенклатуре дел указываются также утвержденные сроки ее хранения.
Приказ об увольнении работника оформляет прекращение либо приостановление трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Существует несколько типов подобного рода прекращений трудовых отношений.
Приказ о подотчетных лицах – это важный документ, определяющий список лиц, которым передаются полномочия получать под отчет денежные средства из кассы предприятия. Кроме того, в документе обязательно должны быть указаны сроки, на которые выдаются данные средства, а также их целевое назначение и размер выдаваемых сумм.
Правила внутреннего трудового распорядка - это важный документ, который определяет взаимоотношения между работниками и работодателем на предприятиях или учреждениях, а также режим и условия работы. К подобным взаимоотношениям относятся, в частности, система возможных поощрений либо взысканий, распорядок работы и многое другое.
Для целей оптимизации учета и контроля направлений сотрудников предприятий в различного рода деловые поездки и командировки введена специальная форма – командировочное удостоверение.
Очередность предоставления сотрудникам организации или учреждения оплачиваемого отпуска определяется нормативным документом, именуемым график отпусков. При составлении данного документа должны учитываться интересы всех сторон трудового договора.
Авансовый отчет – это такой документ, который является подтверждением потраченных сумм, которые были взяты из кассы на различные нужды. Заполняется бланк авансового отчета, как правило, сначала подотчетным лицом, а потом уже и работником бухгалтерии. Также к нему прилагаются оправдательные документы. Для его оформления используется унифицированная форма АО-1. Личная карточка работника - форма Т-2 - скачать форму бланка
Личная карточка работника заводится на предприятии/фирме, чтобы вести учет личного состава. Картотеки с такими карточками размещаются по двум принципам – либо по алфавиту, либо по имеющимся отделам и управлениям.
В современной практике при трудоустройстве соискатель подписывает с работодателем трудовой договор, который является основой для составления приказа о приеме на работу сотрудника. Это является констатацией факта о зачислении сотрудника в данную организацию.
При поступлении на работу в организацию или учреждение соискатель обычно заполняет заявление о приеме на работу. Этот документ, направляемый затем руководителю учреждения, в настоящее время не имеет общей утвержденной формы, однако в организациях должен иметься установленный образец заявления о приеме на работу. Лицевой счет. Форма Т-54 - скачать форму бланка
Лицевой счет по формe N Т-54 применяется для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику. Код формы по ОКУД 0301012.Заполняется работником бухгалтерии.Применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Штатное расписание. (Унифицированная форма № Т-3) - скачать форму бланка
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Заявление об увольнении по собственному желанию - скачать форму бланка Приказ о наложении дисциплинарного взыскания - скачать форму бланка Приказ о поощрении работника - скачать форму бланка Обложка личного дела - скачать форму бланка Образец графика отпусков - скачать форму бланка Справка с места работы - скачать форму бланка Форма командировочного удостоверения - скачать форму бланка
Характеристики
Характеристика студента с места практики Характеристика на студента проходившего практику является официальным документом, который подтверждает действительное выполнение тем или иным студентом необходимых практических действий в рамках определенного предприятия.- С места практики - скачать форму бланка С преддипломной практики - скачать форму бланка
Производственная характеристика на работника – это важный официальный документ, который выдается сотруднику по требованию тех или иных сторонних организаций в различных целях. Существует несколько разновидностей данного документа, обусловленных различностью ситуаций, при которых он востребуется.
Среди различных видов школьных документов одним из важнейших является индивидуальная характеристика на ученика (либо на группу учащихся) общеобразовательного учреждения, которая призвана выполнять несколько функций.
Характеристика с места работы – это важный документ, в котором формулируются, оцениваются и анализируются деловые и личностные качества сотрудника организации. При этом выделяются как внутренние, так и внешние характеристики
Бланки заявлений для получения архивных справок.
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
б актах гражданского состояния по документам
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о переименовании организаций, улиц, населенных пунктов
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о ТРУДОВОМ СТАЖЕ
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма по документам
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о НАГРАЖДЕНИИ МЕДАЛЯМИ
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной копии учетной карточки члена КПСС
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма по документам по жилищным вопросам
ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о ТРУДОВОМ СТАЖЕ
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ
для получения архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма о нахождении на учете в Управлении труда и занятости населения
Списание документов
Компания производит списание документов. включая . Будем полезны, если сроки хранения документов бухгалтерского учета истекли. Все работы учитывают порядок списания документов. в соответствии с действующим законодательством Украины. Оформляем акт на списание бухгалтерских документов (акт списания архивных документов). Находимся в городе
«…сложное дело,- ответил старик (архивариус Варфоломей Коробейников – ред.), подумав. Трудно, но можно. »
И.Ильф и Е.Петров «Двенадцать стульев».
Предоставляем следующие услуги:
В своей деятельности строго руководствуемся нормативними документами, регламентирующими деятельность в сфере архивного дела:
2). Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. (Наказ Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16 «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»).
3). Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. (Наказ Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5).
Списание бухгалтерских документов
Любое предприятие рано или поздно сталкивается с проблемой, когда хранение бухгалтерских документов из-за их большого объема и отсутствия необходимых площадей становится обременительным. Возникает необходимость уничтожения документации. Вот тут-то и встает задача правильного и, что немаловажно, – законного списания документов.
Порядок списания документов состоит в следующем:
Ввиду отсутствия достаточного количества времени и необходимого опыта архивная обработка документов своими силами представляется крайне затруднительной. Выходом было бы воспользоваться услугами архивариуса (услугами архивиста), который определит сроки хранения документов бухгалтерского учета и составит акт на списание документов. В результате проведенной работы предприятие получит возможность фактически уничтожить документацию путем сжигания либо, при необходимости, сдать документы на пункты вторичной переработки сырья (обеспечиваем организацию и вывоз).
Порядок списания документов
Порядок списания документов предприятия, сроки хранения которых истекли, в обязательном порядке включает в себя проведение экспертизы ценности информации, содержащейся в документах.
С целью организации проведения экспертизы ценности документов во всех учреждениях создаются ЭК (экспертные комиссии), которые действуют в соответствии с «Типовым положением об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации» (Приказ Государственного комитета архивов Украины от 17 декабря 2007 года № 183 «Об утверждении Типового положения об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации»).
В соответствии с п. 4.4.1. «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Госкомитета архивов Украины от 16.03.01 № 16 в состав экспертной комиссии, которая утверждается руководителем предприятия, включаются руководители службы делопроизводства и архивного подразделения предприятия, специалисты соответствующего архивного учреждения.
По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет акты на списание документов. а также описи дел постоянного и длительного хранения для передачи в архив.
На большинстве предприятий к делам постоянного хранения в основном относятся приказы руководителя по личному составу, лицевые счета или, при их отсутствии, расчетно-платежные ведомости, а также ведомости о персонифицированном учете сотрудников. Для подготовки и сдачи дел в архив они подлежат соответствующему оформлению. Наши архивисты отберут дела, подлежащие постоянному хранению, сформируют их согласно архивным требованиям, внесут их в Опись дел по личному составу с обязательной заверкой их в Государственном архиве.
Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов и осуществляет их отбор для уничтожения, о чем составляется соответствующий акт. В акт на списание документов включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2009 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2013 года.
Наши архивисты проведут ценностную экспертизу бухгалтерских документов Вашего предприятия с постраничным их просмотром, составят акт о выделении дел на уничтожение и заверят его в Государственном архиве г. Киева. Только после этого предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в данный акт.
Акт на списание бухгалтерских документов
Экспертная комиссия предприятия проводит экспертизу ценности документов, сроки хранения которых истекли, и осуществляет их отбор для внесения в соответствующий акт. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.
Основным нормативным документом при составлении акта на выделение дел к уничтожению является «Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. N 578/5.
В акте на выделение дел к уничтожению (списание) указываются номера статей, на основании которых определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы.
Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а также опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них незначительно – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находиться в организации, а это может обернуться серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивист, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.
Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. Причем, чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более.
Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.
Акт на списание документов утверждается руководителем предприятия. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации.
В заключении акта уничтожения документации должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы.
Наши архивисты проведут ценностную экспертизу документов Вашего предприятия (в т.ч. и в первую очередь документов бухгалтерского учета) с постраничным их просмотром, отберут дела, подлежащие постоянному хранению, сформируют их согласно архивным требованиям, внесут их в Опись дел по личному составу, составят акт о выделении дел для уничтожения и заверят его в Государственном архиве г. Киева. После этого предприятие имеет законное право уничтожить дела, включенные в акт списания архивных документов.
Отобранные к уничтожению документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Если объем дел, изъятых для уничтожения, не большой, они могут быть сожжены, о чем в акте делается отметка.
Списание документов
Руководитель учреждения отвечает за сохранность бухгалтерской документации, а в случае утраты документов предпринимает необходимые меры по восстановлению бухгалтерских документов. Необходимо представлять действия учреждения в случае уничтожения документов (их гибели). Важно также знать сроки списания документов и обеспечивать верный порядок списания документов. О списании бухгалтерских документов рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».
Популярное по теме
Списание бухгалтерских документов
Руководитель учреждения отвечает за сохранность бухгалтерской документации, а в случае утраты документов предпринимает необходимые меры по восстановлению бухгалтерских документов (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 ноября 2013 г. № А75-9946/2011). Необходимо представлять действия учреждения в случае уничтожения документов (их гибели). Важно также знать сроки списания документов и обеспечивать верный порядок списания документов. О списании бухгалтерских документов рассказывает эксперт журнала Учет в бюджетных учреждениях.
Сроки списания документов
Согласно части 1 и 2 статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ О бухгалтерском учете (далее - Закон № 402-ФЗ), документы бухгалтерского учета подразделяются на:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Сроки списания документов следующие:
Порядок списания документов
До списания бухгалтерских документов необходимо обеспечить их правильное хранение. Закон № 402-ФЗ не содержит каких-либо норм, касающихся периодичности подшивки бухгалтерских документов. А вот в Инструкции № 157н имеется требование о подшивке первичных (сводных) учетных документов. Согласно пункту 11 Инструкции № 157н, такие документы, сформированные на бумаге, относящиеся к соответствующим журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года). На обложке указывается:
Порядок хранения первичных документов. учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов прописан в Положении, утвержденном Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (далее - Положение № 105). В соответствии с пунктом 6.1 Положения № 105 перечисленные документы в обязательном порядке передаются в архив. До этого они хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. За них отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения № 105).
В последнее время все чаще практикуется внеофисное хранение документов. В таком случае они передаются в профессиональное хранилище, обеспечивающее компактность и безопасность их хранения. Выбор способа хранения бухгалтерских документов, как правило, зависит от финансовых возможностей учреждения, объема хранимой документации и темпов увеличения ее количества, требований службы безопасности, а также отраслевой специфики учреждения.
Отметим, что при смене руководителя учреждения обеспечивается передача документов бухгалтерского учета. При этом порядок передачи таких документов учреждение определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. Об этом сказано в статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 300 до 500 руб.
Утрата документов
Закон № 402-ФЗ обязывает учреждение обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. В первую очередь ответственность за организацию хранения документов казенного учреждения, включая первичные учетные документы, несет его руководитель. За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности отвечает также главный бухгалтер учреждения.
Утрата документов может произойти по причине стихийных бедствий (например, наводнения), чрезвычайных ситуаций (например, пожара) или чьих-то неправомерных действий (например, хищения). В последнем случае факт утраты документов вследствие неправомерных действий подтверждают правоохранительные органы.
В случае утраты первичных учетных документов руководитель учреждения в соответствии с пунктом 6.8 Положения № 105 назначает приказом комиссию по расследованию причин их утраты. Для участия в работе комиссии при необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом, который утверждается руководителем учреждения. В нем должны быть указаны причины утраты или гибели подлинников документов учреждения и их перечень. Как правило, такой акт прилагается к передаваемому на хранение восстановленному документу. В номенклатуре дел ставится отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа. Если уничтожение (гибель) документов произошло в филиале, то копия акта направляется в головное учреждение.
Уничтожение документов
Процедура списания бухгалтерских документов начинается с создания в учреждении экспертной комиссии (п. 1.1 Положения, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2. далее - Положение № 2). Состав экспертной комиссии утверждает руководитель учреждения. Такая комиссия отбирает документы для постоянного и временного хранения и принимает решение об уничтожении документов с истекшим сроком хранения.
В соответствии с пунктом 1.4 Положения № 2 экспертную комиссию возглавляет один из заместителей руководителя учреждения, а ее секретарем обычно становится лицо, ответственное за архив учреждения. Как правило, в состав экспертной комиссии входят специалисты разных структурных подразделений учреждения, способные определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех, сроки хранения которых истекли. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций (п. 1.4 Положения № 2).
Документы, отобранные для уничтожения, включаются в соответствующий акт, утверждаемый руководителем учреждения. Учреждение может уничтожить документы самостоятельно (сжечь или шредеровать). Факт уничтожения документов фиксируется экспертной комиссией, затем составляется акт об утилизации документов. Также можно воспользоваться услугами специализированной организации, которая способна обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности. В этом случае передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной.
(1 оценок, в среднем: 5,00 из 5)
Loading...
