Требования к оформлению информационно справочной документации. Информационно-справочные документы оформление. Обязательными реквизитами протокола являются

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «документационное обеспечение управления»

Вариант №13

Набережные Челны – 2014

1. Особенности оформления информационно-справочных документов………...3

2. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Самарскому производственному кооперативу «Ветерок» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа…19

Список Литературы………………………..……………………………………….20

Приложение…………………………………………………………………………22

Особенности оформления информационно-справочных документов

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки и переписку, а также протоколы, предложения, представления.

1. Протокол – понятие, реквизиты, формы, порядок оформления(образец: приложение 1, 2 стр.22-24).

Деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников отражает протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Различают следующие виды протоколов:

Протоколы заседаний в управленческой деятельности предприятий;

Протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка;

Протоколы, используемые при выработке и заключении договоров.

Протоколы заседаний в управленческой деятельности оформляются на основании черновых записей хода этих заседаний, тезисов докладов и выступлений, проектов решений, стенограммы, звукозаписи и др. Ответственность за подготовку и правильность записей протокола лежит на председателе и секретаре, ведущих заседание.

Протокол может оформляться как на общем бланке предприятия, так и на специальном бланке протокола или на листах формата А4.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

При оформлении различают два типа (формы) протоколов:

Полный протокол - содержит запись всех выступлений на заседании;

Краткий протокол - содержит только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если в заседании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Если количество присутствующих превышает 15 человек, то делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

Слушали:

Выступили:

Постановили (решили):

В разделе «слушали» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «выступили» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «постановили (решили)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Протокол может также фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Слова «слушали», «выступили», «постановили (решили)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «слушали», «выступили», «постановили (решили)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Запись выступления излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

1. Предложение и представление как виды справочно-информационной документации (образец: приложение 3, 4 стр. 25,26).

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Такие предложения касаются служебной и административной деятельности.

Коммерческие предложения, как правило, оформляются в виде письма-предложения.

Предложение по служебной (административной) деятельности составляется аналогично докладной записке, где содержание разделяется на две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, оформляются на стандартном листе бумаге, подписываются составителем, представляются руководству.

Кроме того, предложения могут представляться и в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в их компетенции. Оформляются такие предложения на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, (наименование организации, если адресованы в вышестоящую организацию), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (если адресованы в вышестоящую организацию), заголовок к тексту, адресат, подпись.

Под представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий. Инициатива в данном случае исходит от начальника того структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

Во многом представления напоминают характеристики. Более того, в некоторых из них характеристики включаются в виде отдельных блоков. Однако - это разные документы, отличающиеся как по содержанию, так и по оформлению.

Обязательными реквизитами представления являются:

Наименование подразделения;

Наименование вида документа;

Регистрационный номер;

Адресат;

Заголовок к тексту;

Подпись.

3. Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления (образец: приложение 5-7 стр. 27-29)

Понятием «деловые записки» объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

От работника к руководителю подразделения;

От руководителя подразделения к руководителю организации;

От подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила . Любой из этих документов должен иметь:

Адресат (кому направляется документ);

Название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);

Дату составления и номер регистрации;

заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);

Подпись составителя (с указанием должности).

Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.

Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание. Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.

Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка», данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.

Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

Первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

Второй раздел - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.

Пояснительная записка , в отличие от других видов записок, - это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.

Пояснительная записка в бухгалтерском учете - документ бухгалтерской отчетности, содержащий:

Основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;

Подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.

Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.

Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

4. Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление (образец: приложение 8-11 стр. 30-33).

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации - деловые письма.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые:

- Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).

- Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:

- письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

- письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

- обычные письма направляются одному получателю;

- циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).

По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

- В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

- Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

По форме отправления деловые письма разделяют на:

- традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация);

- электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).

По структуре деловые письма разделяют на:

- регламентированные , форма которых строго оговорена ГОСТом;

- нерегламентированные , не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.

По цели деловые письма разделяют на:

- информационные , создаваемые с целью передать информацию;

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели – информационным. Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

Этапы подготовки и составления деловых писем :

Изучение существа вопроса - сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.

Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.

Согласование проекта текста письма, редактирование.

Подписание письма руководителем.

Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).

Отправка письма.

При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов :

Наименование организации.

Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

Дата и регистрационный номер.

Адресат.

Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).

Текст письма.

Подписи составителей письма.

Отметка об исполнителе.

Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).

Оттиск печати (в гарантийных письмах).

Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.

- Обращение . В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат - должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.). В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!». Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

- Вводная часть . Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

- Основная часть . Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.

Заключение . Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов»; «Убедительно просим Вас не задерживать ответ»; «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.

Как известно, деловыми письмами называют все документы, которые служат для связи фирмы с внешними структурами. Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

Особого рассмотрения в обширной классификации деловых писем заслуживают, так называемые, инициативные письма, которые являются не только разновидностью деловых писем, но и носителями печатной рекламы. К инициативным письмам обычно относят информационные и рекламные письма, коммерческие предложения.

Информационное письмо – это письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте, мероприятии или содержащее конкретное предложение данному корреспонденту. Это может быть перечень предлагаемых к продаже новых товаров, услуг; информация о снижении цен на ранее предлагавшиеся товары и услуги, информация об открытии новых филиалов, расположенных вблизи корреспондента и т.п.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма - это письмо, содержащее подробное описание рекламируемых товаров (услуг). Цель рекламного письма - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами или приобрести рекламируемый товар.

Коммерческое предложение по содержанию близко к информационному письму. Особенность его состоит в том, что оно направляется корреспонденту, который уже знаком с фирмой-отправителем по предыдущим контактам, сделкам, переписке. Содержит обычно одно или несколько коммерческих предложений: купить, заключить договор (контракт) . Такое письмо содержит подробное описание объекта коммерческого предложения.

Рекламные письма следует оформлять как и обычные деловые письма – на белой бумаге хорошего качества формата А4. Возможно оформление на бланке организации . Желательно, чтобы рекламное письмо не превышало одной страницы. При необходимости дополнительную информацию можно изложить в материалах, приложенных к письму.

Текст рекламного письма, как и текст любого делового письма, должен быть информативным и убедительным. Но при этом информативность рекламного письма должна отличаться ориентированностью (нацеленностью) на интересы и потребности потенциального заказчика, покупателя, партнера. На это должно быть направлено все содержание письма.

Заголовок - очень важная часть рекламного письма. Именно заголовок должен отражать суть рекламного обращения и главный аргумент. Привлечь внимание адресата и вызвать интерес, побудить к дальнейшему чтению письма - основная задача заголовка.

Безусловно, чтобы привлечь внимание, заголовок должен быть оригинальным и содержать информацию, актуальную для потребителя. Если реклама основывается на уникальном торговом предложении товара, его нужно включить в заголовок. Или это может быть основной рекламный аргумент.

Различают заголовки прямого действия и косвенные заголовки:

- Заголовки прямого действия – информативные заголовки - представляют преимущества товара, дают рекламное обещание, определяют категорию товара. Например, «Впервые в России обширная коллекция изделий из меха Gianfranco Ferre» - сообщение о новинке, «Столичный гуманитарный институт - современный уровень образования!» - утверждение (в том числе обещание), «Сделай организм чище!» - команда (просьба).

- Косвенные заголовки - это заголовки-провокации, интриги, двусмысленности. Главная задача таких заголовков - заинтриговать, вызвать любопытство. Например, «Как сделать жизнь Ваших волос блестящей?» заголовок-вопрос, «Перхоть? Какая перхоть?» - заголовок-парадокс, «Спросите профессора Фон Моменталя!» - призыв и интрига.

Оптимальная длина заголовка 7-9 слов. Однако в действительности большинство заголовков длиннее: это связано с тем, что потребители часто ограничиваются прочтением только заголовка и в него рекламодатели стараются вложить максимум информации.

Обращение к адресату - не менее важная часть рекламного письма. Если речь идет о деловом письме, которое направляется конкретному адресату, к нему обращаются по имени, в крайнем случае - по названию должности. Например, «Уважаемый господин Степанов!», «Иван Иванович, добрый день!», «Уважаемый директор по персоналу!».

Хороший психологический эффект дает форма личного обращения к адресату с указанием его должности, степеней и званий, фамилии, имени и отчества.

Если письмо начинается с безличного «Добрый день!», «Здравствуйте!» или «Уважаемый клиент!», то адресат понимает, что пишут не ему, а значит, и читать не обязательно.

Основная мысль рекламного письма лучше и полнее воспринимается в том случае, если она четко сформулирована в начале или в конце текста. Это объясняется психологически законом памяти: лучше всего запоминается то, что находится в начале или конце текста.

То, что наиболее важная информация располагается в начале текста, является большим преимуществом рекламы, так как, по мнению специалистов, средний потребитель не склонен читать весь текст, а, как правило, пробегает глазами только его начало.

Повышает эффективность рекламного текста и прием амплификации - в начале текста другими словами повторяется мысль, вынесенная в заголовок. Амплификация, с одной стороны, усиливает выразительность, а с другой - увеличивает запоминаемость.

Восприятие длинного текста значительно облегчает его четкое структурирование - введение параграфов (от 3 до 5), каждый из которых может иметь свое название - подзаголовок. Подзаголовки выполняют следующие функции :

Улучшают читаемость текста, разбивая его на фрагменты;

Выражают основную мысль параграфа;

Вызывают интерес и «переводят» просматривание текста в прочитывание.

Подзаголовками могут быть не только отдельные слова или словосочетания. Интересны подзаголовки - вопросы, подзаголовки - предложения. При этом необходимо помнить, что весь текст должен восприниматься как единое целое, а не как собрание отдельных, не связанных между собой частей.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достовер­ной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источ­никах.

В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные записки, служебные письмам др. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря - инициируют управ­ленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Перечень основных видов документов этого вида приведен ниже в п. 5.3.1. Служебные письма как наиболее распространенный вид информационно-справочной докумен­тации выделены отдельным пунктом (см. п. 5.3.2).

1. Информационно-справочные документы

Вот их перечень: протокол, докладная записка, объ­яснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение), акт, справка, свод­ка, заключение, перечень и др.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуж­дения вопросов и принятия решений на собраниях, заседани­ях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основании черновых запи­сей хода заседаний, стенограммы заседания или звукоза­писи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида докумен­та, дату заседания, номер, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола - это название протоко­лируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и ос­новной.

Во вводной части указываются председатель, секретарь, должностные лица, входящие в состав коллегиального орга­на, приглашенные, повестка дня. На заседаниях (собрани­ях) коллегиальных органов нередко присутствует большое количество участников. В этом случае составляется отдель­ный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к протоколу.

Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юри­дическую силу принимаемых решений, оформляемых про­токолом. В данных разделах отражается наличие кворума собрания (минимального количества членов коллегиального органа, необходимого для проведения работы собрания, заседания, совещания).

В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.

Основная часть протокола состоит из разделов, соот­ветствующих пунктам повестки дня. Текст каждого разде­ла строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПО­СТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматри­вается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Протокол подписывается председателем и секретарем.

Наряду с полной протоколы могут иметь сокращенную и краткую формы. В сокращенных протоколах после спис­ка присутствующих (приглашенных) указывается порядко­вый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повест­ки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Назва­ние каждого доклада заканчивается протокольным реше­нием или постановлением.

В протоколе краткой формы указываются только рас­смотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсужде­нии и принятые решения.

В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протоко­ла берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Докладная записка - адресованный руководителю до­кумент, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным спо­собом на стандартном листе бумаги.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: на­именование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная запис­ка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей органи­зации, внутренняя - руководителю подразделения или орга­низации. Внутренние докладные записки создаются по ини­циативе работника или по заданию его непосредственного ру­ководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Объяснительная записка - документ, в котором ра­ботник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производ­ственной дисциплины. Объяснительная записка оформля­ется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника.

Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен ва­риант трафаретного бланка заявления, разработанный орга­низацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руково­дителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.

Заявления оформляются при приеме на работу, увольне­нии, предоставлении очередных трудовых или дополнитель­ных отпусков, с просьбой об оказании материальной помо­щи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководи­теля для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (при­каза, распоряжения и т. п.). Сложившаяся практика (и осо­бенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инспек­тора отдела кадров, непосредственного начальника) остает­ся на руках у подавшего заявление об увольнении.

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное назва­ние различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает свое­временного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках, а в случае их от­сутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах: первый направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Телеграмма визируется ис­полнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

РОСТОВ-ДОН ЦЕНТР

ПОСТАВКА ИЗДЕЛИЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДЕСЯТЬ ДНЕЙ НАЧАЛЬНИК ОТК Петров

Москва, Новоцентральная, 50

Начальник ОТК (личная подпись) И.О. Фамилия

Телеграмма содержит следующие реквизиты: наиме­нование организации, указание категории телеграммы, от­метку о виде телеграммы, телеграфный адрес получате­ля, условный или полный текст (содержание телеграм­мы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправи­теля (под чертой).

Телекс - обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, те­лекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телеприн­ту) - аппарату, применяемому для непосредственной те­леграфной связи.

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумаж­ном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым спо­собом передачи текста: передается устно по каналам телефон­ной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наи­менование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени пе­редачи и приема и указание должностей, фамилий и инициа­лов лиц, принявших и передавших телефонограмму.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:

Должность

И.О. Фамилия

ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 № 00

Заголовок к тексту

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Должность (подпись) И.О. Фамилия

Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О.

тел. 000 00 00 тел. 000 00 00

Время передачи: 00 час. 00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосред­ственным исполнителем. Текст телефонограммы не дол­жен содержать более 50 слов. Если телефонограмма пере­дается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, со­бытий, действий.

Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценно­стей, документов), обследования (состояния техники безо­пасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий), приема-сдачи (материальных ценностей, до­кументов), приема-передачи (дел), ревизии, инвентари­зации, расследования аварий, несчастных случаев; ликви­дации организации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не толь­ко фиксируют установленные факты и события, но и со­держат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух со­ставителей). Нередко акты составляются комиссиями, спе­циально назначаемыми, состав которых утверждается рас- поря-дительным документом руководителя организации. Однако возможно составление акта одним, специально уполномоченным на то лицом (ревизор, инспектор).

Текст акта, как правило, состоит из вводной и констати­рующей частей.

Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией в составе - присутствовали.

Если акт составлен комиссией, то вместо слова «присут­ствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, нуме­руют арабскими цифрами и пишут через 1,5 интервала.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущ­ность и характер проведенной комиссией работы, указыва­ются документы, на основании которых работа проводи­лась, фиксируются установленные факты. В случае необ­ходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.

Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образ­цов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т. д. В некоторых случаях акты подлежат ут­верждению, в том числе и вышестоящими организациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится в правом верхнем углу, на свободном месте.

Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписы­вает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мне­ние на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно поместить ниже подписей лиц, составив­ших акт.

В том случае, если выводы и предложения в акте из­лагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляет­ся руководителю для визирования.

Акт является основанием для издания администраци­ей предприятия соответствующих распорядительных до­кументов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф ут­верждения (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись председателя и чле­нов комиссии; отметка о визировании присутствовавших; от­метка об исполнении документа и направлении его в дело.

Как правило, акт составляют в трех экземплярах: пер­вый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело.

Справки отражают основную (производственную) деятель­ность организации. Они могут быть внешними и внутренни­ми. Внешние справки составляются для представления в дру­гую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведе­ния по какому-либо одному вопросу. В сводке концентри­руется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (свод­ка отзывов, предложений, замечаний и т. п.).

Заключение - документ, содержащий мнение, выво­ды организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, поста­новлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Перечень - документ, содержащий систематизирован­ное перечисление предметов, лиц, объектов в определен­ном порядке.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, протоколы, переписка и др.

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные реше­ния, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подраз­деления, от руководителя подразделения к руководителю организа­ции, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложе­ние, представление, заявление, все разновидности переписки, про­токол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка - обобщенное название различных по содер­жанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефо­нограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информаци­онного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основ­ных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие - от имею­щих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо­вания:

Письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

Письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

Независимо от содержания письмо должно излагаться официаль­но-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъ­ясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). Наиболее подробно правила составления и оформления деловых писем рассмотрены в главе «»Роль делового письма в деятельности организации».

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями соста­вителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имев­ших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представля­ется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руко­водителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Реквизитами докладной записки являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, адресат, наименование документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, дата. Если докладная записка внешняя, то реквизит «место составления» отсутствует, его заменяет реквизит «справочные данные об организации».

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализи­руется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкрет­ных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо пред­принять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки содержит обоснование выводы и предложения составителя. Например:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

агентства г-ну Петрову ИЛ.

В группу информационно-справочных документов входят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы, телефонограммы, факсограммы. К таким документам также можно отнести и относительно новый вид - электронные документы.

Основное назначение этой группы документов - передача информации от одного адресата к другому или фиксация каких- либо информационных сведений.

Информационно-справочные документы служат средством внутренних (в организации) (докладные и объяснительные записки, рапорты, акты) или внешних коммуникативных связей - со сторонними организациями и учреждениями (письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, сайт учреждения в Интернете).

В качестве примеров информационно-справочных документов в пособии будут рассмотрены письма, акты, докладные (служебные) записки и рапорты.

Оформление служебных писем

В учреждениях и органах УИС используются различные виды официальных документов информационно-справочного характера для обмена информацией в деятельности государственных учреждений, иных организаций и граждан. В зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электрической связи) документы подразделяются на следующие виды: служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организа-

цией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) но фельдъегерской, почтовой связи.

Служебное письмо используется для оперативной связи между учреждениями и органами УИС и другими организациями, по своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение) либо в виде ответа.

Письмо как вид документа применяется для передачи информации между двумя корреспондентами: адресантом (отправителем письма) и адресатом (получателем письма), которыми могут быть и юридические, и физические лица. Этот вид документов выделяет способ их передачи - пересылку по почте (в том числе и электронной), а также с помощью факсимильной или телеграфной связи.

Основные функции делового письма:

• - информационная (в письмах фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и интеллектуальной деятельности людей);
• - коммуникативная (с помощью писем обеспечиваются внешние связи организации);
• - правовая (содержание официального письма может быть использовано в качестве доказательства деятельности организации или частного лица);
• - организационная (воздействие с помощью писем на людей в целях организации и координации их деятельности).

Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем четкая их классификация не представляется возможной. Но функциональному признаку выделяют следующие разновидности деловых писем .

Директивное (циркулярное) письмо - письмо, направляемое вышестоящей организацией и сообщающее подчиненным организациям определенные сведения, касающиеся их деятельности или имеющие распорядительный характер установки.

Гарантийное письмо - письмо, выражающее гарантию исполнения изложенных в нем обязательств. Такие письма направляют для подтверждения выполнения обещаний или оговоренных условий (качества работ и услуг, оплаты товара, сроков исполнения заказа и т.д.).

Письмо-извещение - письмо, сообщающее или утверждающее что-либо. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «Сообщаем...» («Извещаем»), «На Ваш запрос сообщаем...», «Ставим Вас в известность...».

Письмо-предложение (письмо-оферта) - письменное заявление от имени одного предприятия (оферента), адресованное другому предприятию (акцептанту), о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Претензионное письмо (письмо-рекламация) - письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения последней заключенных ранее договоров и обязательств. Претензионное письмо может содержать требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении объемов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и т.д.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламном письме приводится полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Сопроводительное письмо - письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

Письмо-подтверждение - сообщение о получении какого- либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).

Письмо-просьба - письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: «Прошу...» («Просим...»).

Письмо-напоминание - письмо, указывающее на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Информационное письмо - письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте или мероприятии. Можно рассматривать как разновидность письма-извещения.

Виды служебных писем в органах и учреждениях УИС :

• - ответы о выполнении поручений директора ФСИН России, первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, руководителя территориального органа ФСИН России;
• - ответы на запросы других организаций и граждан;
• - ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции учреждения и органа УИС;
• - инициативные документы, в том числе информационные письма для учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России.

Письмо оформляется на специально предназначенном для этого вида документа бланке (бланке письма, см. приложения 6, 13) и содержит следующие реквизиты:

• 03 - эмблема организации;
• 08 - наименование организации;
• 09 - справочные данные об организации;
• 11 - дата документа;
• 12 - регистрационный номер документа;
• 13 - ссылка на дату и номер входящего документа;
• 15 - адресат;
• 18 - заголовок к тексту;
• 20 - текст документа;
• 21 - отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• 24 - визы согласования (на копии письма);
• 22 - подпись;
• 25 - оттиск печати;
• 27 - отметка об исполнителе;
• 28 - отметка об исполнении документа и направлении копии письма в дело.

Правила оформления реквизитов бланка письма и реквизита «Адресат» рассмотрены в § 2 гл. 3.

Дата. Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации службой делопроизводства. Ее оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом. Например:

12.05.2013 №______

На №38 от 15.02.2013

В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2013 №609.

По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат - или цифровым способом, или словесноцифровым.

Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку знака № и самого номера.

Регистрационный номер. Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на учреждение или орган УИС, его подготовившее, порядковый номер документа.

Например, № 2/ТО/1-55, где: 2/ТО/1 - индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, которым подготовлено письмо; 55 - порядковый номер документа.

Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма.

Заголовок. Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа, отвечать на вопросы о чем? (о ком?) и начинаться с прописной буквы: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...» и т.д.

Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через одинарный межстроч-

ный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма.

Текст. Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители обязаны формулировать текст служебного письма в соответствии со следующими критериями:

• - официальность, деловой стиль изложения, строгое соблюдение субординации;
• - конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование;
• - логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки.

Деловые письма служат инструментом делового общения, поэтому при их составлении следует придерживаться правил делового этикета.

В письменном общении деловой этикет выражается в выборе формулировок: обращения - в начале письма, а просьб, претензий, отказов, поручений и др. - в основной части письма.

Текст делового письма состоит из следующих частей :

1. Официальное обращение к адресату. В соответствии с деловым этикетом предусматривается сложное обращение к адресату: «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемые коллеги!», при обращении к должности адресата - «Уважаемый председатель!».

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения, то есть апелляции к личности адресата. Эта небольшая по объему часть текста очень важна как для ближайших, так и для перспективных целей общения. Основная функция обращения - установление контакта с адресатом. Одновременно оно является важным средством речевого этикета. Правильно выбранное обращение привлекает внимание адресата, задает переписке нужную тональность и помогает установлению и поддержанию деловых отношений.

Наиболее универсальная формула обращения, которое может использоваться в любых ситуациях делового общения, - эго «Уважаемый... !».

2. Вступительная часть. Включает предложение, благодарность адресату, мотивы и цель служебного письма.

Подтверждение: «Ваше письмо от 12.02.2014 получено».

Обоснование действий: «В соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...»

Благодарность: «Мы благодарны за содействие».

Просьба: «Просим оказать содействие...»

Сопровождение: «Направляем копию контракта...»

Напоминание: «Напоминаем, что срок исполнения контрольного документа...»

Предложение: «Предлагаем исключить данный абзац...»

• 3. Основная часть. Представляет собой несколько стилистически связанных предложений, формулирующих существо вопроса.
• 4. Заключительная часть. Включает заключительную формулу вежливости. В соответствии с правилами этикета письмо, содержащее в начале текста личное обращение к адресату, должна завершать формула вежливости, которая вместе с обращением образует так называемую этикетную рамку. Заключительная формула вежливости по своей эмоциональной тональности должна соответствовать обращению и общему настроению письма.

Наиболее распространенные заключительные формулы вежливости: «С уважением...», «С искренним уважением...», «С глубоким уважением...».

Текст служебного письма отделяется от заголовка тремя межстрочными отступами (если имеются слова «Уважаемый... !», то от заголовка до этих слов и от них до текста по два отступа).

Служебные письма излагаются от первого лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем отчет по форме...» и др.), от третьего лица единственного числа («УФСИН России по Псковской области не считает возможным...», «УФСИН России по Орловской области предлагает рассмотреть возможность...»), на бланке письма - от первого лица

единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»).

Приложение. Реквизит «Приложение» отделяется от текста служебного письма двумя межстрочными интервалами. Слово «приложение» печатается с абзаца, с прописной буквы, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите «Приложение», затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Отчет «...»

па 10 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к отчету на 2 л.

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

Приложение: па 4 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ФСИН России от 10.02.2011 № 1-12-01 с приложениями к нему, всего на 7 л.

Согласование. Согласование служебных писем со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими заместителями руководителя учреждения или органа УИС осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма па лицевой стороне внизу последнего листа.

приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности), в обязательном порядке подлежат согласованию с юридической службой (юристом) учреждения и органа УИС.

Подпись. Реквизит «Подпись» отделяется от текста гремя межстрочными интервалами. В его состав включаются наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке учреждения и органа УИС, полное - в иных случаях), специальное звание (классный чин), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом:

Начальник

подполковник внутренней службы И.О. Иванов

(подпись)

Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только, если у адресата оно также имеется.

Служебное письмо, подготовленное в один конкретный адрес, готовится в двух экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра.

Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона (служебного телефона) внизу на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом - в одном экземпляре, визы собираются на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне.

• См.: Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовноисполнительной системы.
• См.: Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности:Учебное пособие.

Какие документы относятся к группе справочно-информационных

В общем делопроизводстве выделяют три группы документов:

• по личному составу , к которой относятся кадровые документы, сопровождающие и регламентирующие трудовую деятельность сотрудников организации;
• организационно-распорядительные , документирующие организационную и производственную деятельность предприятия;
• информационно-справочные документы , назначение которых – передача сведений, на основании которых принимаются управленческие решения для осуществления производственно-хозяйственной деятельности компании.

То, какие документы относятся к информационно-справочным, определяют двумя основными признаками:

• Документ не требует обязательного исполнения.
• Документ используют для передачи информации от вышестоящих органов и подразделений к нижестоящим.

Пример. Служебная записка о совершении дисциплинарного проступка

Скачать образец

Группа информационно-справочных документов имеет вспомогательный характер по отношению к двум другим группам - документации по личному составу и организационно-распорядительной.

Информационно-справочные документы их виды и назначение

Всю документацию информационно-справочного характера подразделяют на три блока:

1. Входящая , в том числе информационные письма и отчеты от вышестоящих, дочерних организаций и обособленных подразделений, документы от остальных организаций, заявления и предложения граждан.
2. Исходящая , в том числе отчеты о выполнении и ответы на запросы от внешних респондентов, инициативные и информационные документы, разработанные в организации.
3. Внутренняя, в том числе служебная переписка, а также акты, отчеты, протоколы, сопровождающие и подтверждающие деятельность предприятия.

Таблица. Виды информационно-справочных документов, входящие в документооборот предприятия, их назначение и особенности.

В состав информационно-справочных документов входят и другие, новые виды документации, которые появились после обновления нормативно-правовой базы, внедрения современных технологий делопроизводства.

Особенности оформления и обработки информационно-справочных документов

Порядок оформления, регистрации и обработки всех видов информационно-справочных документов устанавливает Инструкция по делопроизводству и документообороту – локальный нормативный акт организации. Этим регламентом определяют и то, какие виды входящей справочно-информационной документации не подлежат регистрации. К таким документам, например, могут быть отнесены рекламные предложения, поздравительные письма, бухгалтерские и финансовые документы.

После первичной обработки и регистрации остальные входящие информационно-справочные документы поступают на рассмотрение руководителя организации или тех его заместителей, которые курируют отдельные направления ее деятельности. Они расписывают поступившие документы исполнителям.

Внимание! Данные и сведения, представленные в информационной документации, учитываются при формировании управленческих решений только на основании резолюции руководителя предприятия или его замов.

Внутренние и исходящие справочно-информационные документы регистрируются в обязательном порядке. Для их учета целесообразно использовать отдельные журналы, если учет ведется в бумажном виде. Это исключит утрату важных внутренних документов, на основании которых зачастую принимаются кадровые решения. В случае утери первичных информационных документов эти решения легко могут быть оспорены работником в судебном порядке.

Обязательные реквизиты информационно-справочных документов должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016 . В соответствии с данным регламентом предприятию необходимо разработать формуляры и бланки форм для наиболее часто используемых в практике работы видов информационно-справочных документов. Как приложение к Инструкции по делопроизводству составьте альбом форм с примерами их заполнения. Это позволит избежать ошибок при составлении и гарантирует наличие всех реквизитов, которые являются обязательными для разных видов документации этого типа.

При том, что Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте (для подтверждения факта прогула) имеет такой вид:

Скачать образец

Информационно-справочные документы, примеры и формы необходимо утвердить вместе с Инструкцией и использовать в учетной политике предприятия.