Ведение учета расчетов с подотчетными лицами у ип. Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя. Существует ли максимальная сумма, которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства

Учет расчетов с подотчетными лицами ИП производит по правилам, применяемым для юридических лиц. Однако есть отличия в общем ведении кассовых операций и оформлении первичных документов, о чём будет рассказано в этой статье.

Правила ведения кассовых операций для ИП

Ведение кассовых операций как юридических лиц, так и ИП регулируется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Для ИП этим документом предусмотрены упрощенные правила. Разрешено:

не устанавливать лимит остатка денег в кассе (п. 2 указания № 3210-У);
не оформлять кассовые документы: приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания № 3210-У);
не вести кассовую книгу (п. 4.6 указания № 3210-У).

Отметим, что в упомянутом указании для последних двух пунктов прописано условие ведения предпринимателем налогового учета доходов, доходов-расходов, физических показателей. ИП может применять общую, упрощенную или патентную систему налогообложения, быть налогоплательщиком ЕСХН или ЕНВД.

Для ОСНО учет ведется в книге учета доходов и расходов и хоз. операций (п. 4 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утвержденного приказом Минфина и МНС РФ от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430). Для всех остальных систем, кроме ЕНВД, налоговый учет ведется в книге учета доходов или доходов и расходов (ст. 346.24, ст. 346.53, п. 8 ст. 346.5 НК РФ), а для ЕНВД учитываются физические показатели (ст. 346.9 НК РФ). Следовательно, ИП на любой системе налогообложения может пользоваться послаблениями, данными указанием № 3210-У.

Подробнее о специальных режимах начисления и уплаты налогов читайте в разделах нашего сайта:

Таким образом, ИП освобождаются от оформления первички по кассе. Но если принято решение использовать ПКО и РКО, то составляться они должны с учетом всех норм указания № 3210-У. В случае когда ИП отказывается от применения ПКО и РКО, целесообразно использовать иные виды документации, например, учитывать приход и расход в файле Excel или в обычной тетради, чтобы следить за наличием денежных средств.

Кроме того, часто ИП ведут учет в распространенных бухгалтерских программах, применимых для организаций. Движение наличных средств в этих программах оформляется расходными и приходными кассовыми ордерами. Поэтому для таких предпринимателей проще должным образом оформить приходники и расходники — так сохранятся подтверждения изъятия наличных и их взносов, что облегчит учет предпринимателя и поможет избежать разногласий с работниками. Кассовую книгу можно не вести, несмотря на наличие или отсутствие ПКО и РКО.

Расчеты с подотчетными лицами у ИП

Начнем с того, что ИП не обязан вести бухгалтерский учет в силу п. 2 ст. 6 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Поэтому при отсутствии бухучета важно внимательно фиксировать выданные и возвращенные подотчетные суммы, чтобы минимизировать риск недостачи денежных средств. В этом помогут правила, установленные указанием № 3210-У, которые обязательны как для юрлиц, так и для предпринимателей, вне зависимости от того, фиксируют ли они свои операции двойной записью или нет.

Если у ИП есть наемные сотрудники, то любая выдача денежных средств должна происходить в соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У. Сначала сотрудник пишет заявление на имя ИП, которое предприниматель утверждает. В заявлении должна быть информация о сумме и сроке, на который выдаются средства.

Далее оформляется РКО на выдачу подотчета. В течение 3 дней по окончании срока сотрудник должен сдать авансовый отчет об использованных деньгах, а также подтверждающие покупку документы. Авансовый отчет проверяется бухгалтером или самим ИП и делается итоговый расчет по этому авансу. Важно помнить, что до выдачи нового аванса старый должен быть погашен.

Если ИП не оформляет ПКО и РКО, то подтверждающим документом может быть расписка от работника. Также можно разработать форму заявления, в которой будет раздел для подписи и одобрительной записи от ИП, а также раздел, где сотрудник ставит подпись, подтверждая выданные деньги.

Расход денежных средств на личные нужды предпринимателя

ИП может взять деньги из кассы на нужды бизнеса, а может — на свои личные. Разберемся, будет ли это выдачей под отчет и как такие операции оформляются.

Поскольку все деньги, находящиеся в кассе, принадлежат предпринимателю, то смысла оформлять отчет об использовании взятой суммы перед самим собой нет, так как такой отчет не будет нести никакой контрольной функции. Поэтому если ИП берет деньги из кассы, то целесообразно составить расходный ордер. В дальнейшем, если будет совершена покупка товаров или оплата услуг, расход будет записан в книгу учета доходов и расходов на основании первичных документов (товарных чеков, накладных и т. д.). Если ИП решит использовать деньги на личные нужды, то расхода в целях предпринимательской деятельности не произойдет. При оформлении расходника денег на личные нужды ИП в описании можно так и указать: «на личные нужды».

Отметим, что п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У разрешает ИП использовать наличные из кассы, полученные от покупателей в качестве оплаты, на личные нужды, не для ведения бизнеса.

Итоги

Несмотря на то что для ИП разработан упрощенный порядок кассовой дисциплины, при выдаче денег под отчет они должны соблюдать те же правила, что и юридические лица. Однако ИП имеют право не составлять кассовые ордера и не вести кассовую книгу. Другой стороной медали под название «упрощенная кассовая дисциплина» может стать слабый контроль наличных денежных средств, поэтому избегают оформления ПКО и РКО в основном те ИП, которые работают в одиночку.

Самое важное в этой статье: чем предприниматель отличается от наемного работника, какие бумаги оформить, чтобы взять деньги из кассы или со счета, как отразить покупки в бухгалтерском учете ИП.

Когда фирма выдает сотруднику деньги, например, для покупки ценностей, бухгалтер оформляет средства под отчет. Работник пишет заявление, получает деньги. Потом их тратит, составляет авансовый отчет, а остаток возвращает. А как брать деньги для покупки ценностей предпринимателю? Ведь он сам себе работодатель. Нужно ли оформлять подотчетные суммы? Ответы на эти вопросы - в статье.

Почему ИП не нужно оформлять авансовый отчет

Предприниматель - это единоличный владелец своего бизнеса. Заработанными деньгами после уплаты налогов он распоряжается по своему усмотрению (ст. 209 ГК РФ). Поэтому, будучи индивидуальным предпринимателем, вы можете потратить средства из бизнеса на любые цели (исключение - оплата аренды и выдача займа, подробнее смотрите врезку ниже). Можете купить материалы или оборудование, турпутевку, шубу или подарок родственнику. Писать заявление и запрашивать у самого себя разрешение на трату денег не нужно. Отчитываться перед самим собой об израсходованных суммах тоже нет необходимости. Получается, что ИП не нужно выдавать себе деньги под отчет. Данный вывод подтверждает и Центробанк в письме от 14.06.2012 № 29-1-2/4255. Дословно там сказано следующее:

Наличные деньги, полученные индивидуальным предпринимателем с банковского счета, могут без ограничений расходоваться им на личные (потребительские) нужды. Составление авансового отчета о суммах наличных денег, израсходованных непосредственно индивидуальным предпринимателем на любые цели, не производится.

Письмо Центробанка № 29-1-2/4255 от 14.06.2012

Предпринимателю не надо оформлять подотчет, когда он тратит деньги на нужды бизнеса либо личные цели.

Как выдать деньги себе

Деньги на бизнес-цели или личные нужды вы вправе забирать из кассы или со счета в любое время. Нет и ограничения по сумме - берите сколько необходимо. Расскажем, как это оформить.

Как забрать деньги из кассы

Вы можете вести кассу в упрощенном порядке - не заполнять кассовую книгу, не составлять приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 и 4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). В этом случае никаких документов не заполняйте. Просто взяли деньги и все. Ни перед кем не отчитываетесь. Для себя информацию о тратах можете записать в компьютер или тетрадь. Просто фиксируйте, какую сумму и когда взяли. Так вы будете контролировать остаток денег в кассе.

Наличную выручку нельзя тратить на оплату аренды и выдачу займов

Наличные деньги, поступившие за проданные товары (работы, услуги), - это кассовая выручка. Ее предприниматель может спокойно тратить на личные нужды (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У). Еще из наличной выручки без ограничений можно выдавать зарплату, пособия, деньги под отчет, оплачивать ею товары (работы, услуги).

А вот рассчитаться за аренду помещения или выдать заем из кассовой выручки нельзя (п. 4 Указания № 3073-У). Делайте безналичное перечисление. А если хотите потратить наличные, снимите их прежде со счета и внесите в кассу. На эту сумму оформите приходный кассовый ордер, даже если ведете кассу в упрощенном порядке и не выписываете кассовые документы. Так вы докажете налоговикам, что внесли в кассу деньги со счета, а не получили выручку. После этого оплатите аренду наличными деньгами.

Учтите, фирме или ИП по одному договору аренды вы можете заплатить наличными не более 100 000 (п. 6 Указания № 3073-У). Причем этот лимит действует и после того, как срок договора истек. То есть платить за аренду наличными вы можете только до тех пор, пока сумма всех платежей по одному договору не достигнет 100 000 .

За сверхлимитные выплаты вам выпишут штраф от 4 000 до 5 000 . Такую же сумму налоговики начислят, если платить за аренду вы будете из наличной кассовой выручки.

Если вы оформляете кассовые документы по общим правилам, составьте расходный кассовый ордер. Егоформа 0310002 - в постановлении Госкомстата России от 18.08.98 № 88. В поле «Основание» напишите фразу: «выдача денег ИП на покупку материалов». Либо «выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды». Фрагмент заполненного РКО мы привели ниже.

Как снять деньги с расчетного счета

Средства с расчетного счета вы вправе перевести на личный банковский счет или снять наличными. Для перевода денег на личный счет оформите платежное поручение. В назначении платежа укажите: «Перевод собственных денежных средств на нужды предпринимателя».

Чтобы снимать наличные деньги с расчетного счета, оформите в банке чековую книжку. При необходимости заполните чек - впишите свое ФИО и нужную сумму. На оборотной стороне чека в графе «направление выдачи» укажите, что деньги банк выдает со счета бизнесмена. Средства со своего расчетного счета вы вправе тратить без ограничений. Как-то подтверждать, на что расходуете деньги, не нужно.

Как отражать траты ИП в бухучете

Вести бухучет вы не обязаны. Но многим это удобно. Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, она не даст возможности оформить подотчет на себя. Потому как сам предприниматель - это не работник. А программа требует указать наемного сотрудника, которому надо выдать средства. Как же быть? Чтобы отразить расход денег по кассе, сделайте проводку:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 — выданы деньги из кассы бизнесмену.

А когда купите имущество для бизнеса, отразите это проводкой:

ДЕБЕТ 01, 10, 41 КРЕДИТ 76 — оприходованы ценности.

Авансовый отчет составлять не нужно. Принимайте на учет имущество по документам поставщика.

Если вы потратили деньги на личные нужды - купили путевку, сделали ремонт у себя дома и т. п. спишите истраченные суммы на расходы:

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 76 — списаны суммы, истраченные предпринимателем на личные нужды.

Как потратить на бизнес личные накопления

Ведя собственный бизнес в качестве ИП, вы не обязаны разделять денежные средства на «предпринимательские» и «личные». Все деньги, которые у вас есть, - в кошельке, на расчетном счете, в домашнем сейфе или банковском вкладе, принадлежат вам. Для оплаты бизнес-покупки необязательно снимать средства с расчетного счета или брать из кассы. Вы вправе пустить на эту цель личные накопления. А чтобы учесть эти затраты в целях налогообложения, просто подтвердите их документами. Для учета затрат при УСН или НДФЛ достаточно кассового чека, накладной либо товарного чека.

ИП на ЕНВД, патенте или УСН с объектом «доходы» затраты не учитывают. Вам расходные документы нужны, только если вы ведете бухучет. Имущество для бизнеса, купленное на личные накопления, оприходуйте проводкой:

ДЕБЕТ 10 (01, 41) КРЕДИТ 99 — имущество, купленное на личные сбережения, принято на учет.

Предпринимателю не надо оформлять подотчет, чтобы взять деньги из бизнеса. Заявление о выдаче денег и авансовый отчет не потребуются. Ведь бизнесмен - это не наемный работник.
Нельзя из кассовой выручки выдавать займы и платить за аренду.
Вы можете купить имущество на личные накопления и использовать его в бизнесе.

Есть ли ограничения в размере выдаваемых в подотчет сумм? Этот вопрос вполне уместен, ведь внимание контролирующих органов к кассовым операциям компаний не ослабевает. Попытаемся разобраться, можно ли выдавать авансы из кассы в неограниченном размере.

Какую максимальную сумму можно взять подотчет

О лимитах в отношении размера средств, которые можно выдать подотчетным лицам, прямо нигде не упоминается. Но, хотя формальных ограничений нет, необходимо понимать некоторые нюансы.

Подотчетные средства и расчеты с контрагентами: в чем разница

У всех на слуху размер ограничений по наличным расчетам в 100 тысяч рублей. Откуда же взялась эта цифра?

Лимит в 100 тысяч рублей в рамках одного договора установлен п. 6 Указания Банка РФ "Об осуществлении наличных расчетов" от 07.10.2013 № 3073-У для расчетов между юрлицами и между юрлицами и ИП. В этом же пункте идет речь о том, что данное ограничение не распространяется на выдачу денег подотчетным лицам. Получается, что максимальная сумма подотчет с этой цифрой никак не связана.

А если нам нужно выдать сотруднику средства для расчета с поставщиком? Должны ли мы выдать сотруднику на эти цели не более 100 тысяч рублей? В этом случае, даже если долг перед поставщиком выше 100 тысяч, сотрудник может передать контрагенту от имени компании в рамках одного договора не более 100 тысяч рублей наличными, предварительно получив их из кассы (единовременно или частями). Если аванс выдавался исключительно на эти цели, то выдача аванса в большем размере будет выглядеть как минимум странно.

Конечно, если работнику компании надо рассчитаться наличными сразу с несколькими поставщиками или по нескольким договорам с одним поставщиком, он может взять в подотчет и больше 100 тысяч рублей.

Не забудьте, что выдача денег сопровождается оформлением приказа (скачать образец можно в конце статьи).

Подозрительные операции с подотчетниками

Как видим, каких-то явных ограничений по максимальной сумме в подотчет в 2019 году не установлено. Но это не означает, что можно выдавать авансы из кассы в любом размере.

Проверяющим из налоговой могут очень не понравиться некоторые операции с подотчетными лицами:

«Круговорот» наличности в кассе через авансовые отчеты. Эта хитрость — когда деньги из кассы ежедневно выдаются в подотчет, возвращаются, снова выдаются и т. д. — явно намекнет контролерам на попытки замаскировать излишек наличности в кассе, который положено сдавать в банк.
Выдача значительной суммы денег сотруднику на длительный срок вместо заключения договора займа. Если налоговики докажут, что фактически это был беспроцентный заем, компании могут доначислить НДФЛ с материальной выгоды, полученной работником.
Выдача сумм, значительно превышающих средний размер расходов компании за соответствующий период.
Выданный аванс сильно завышен, по сравнению с расходами, на которые он выдавался, или потрачен не на те цели, для которых был получен.

Несмотря на то, что максимальная сумма подотчет (2017) нормативными документами не регулируется, рекомендуем не злоупотреблять отсутствием такого требования. Выдача денег исключительно в целях хозяйственной деятельности компании, соответствие целей конкретного аванса и фактических расходов, разумные размеры выдаваемых средств помогут вашей фирме избежать лишних вопросов при налоговых проверках.

Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.

Наличные расчеты

Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в главе 6 Гражданского кодекса России .

Лимит наличных

Центральный Банк Российской Федерации издал Указания от 11.03.2014 № 3210-У , которыми утвердил порядок ведения операций по кассе. Названный документ является обязательным для компаний, использующих в своей деятельности наличность.

Из содержания названных указаний Центробанка следует, что наличность в кассе компании на конец дня не может превышать лимит. Названный показатель разрабатывается и устанавливается предприятием самостоятельно. Расчет лимита производится по формулам, прилагаемым к Указаниям от 11.03.2014 № 3210-У , и с учетом фактических показателей компании.

Все наличные денежные средства, превышающие лимит, должны сдаваться в банк. Это требование является общеобязательным. Его нарушение может явиться основанием для наложения на компанию административного штрафа.

Важно отметить, что предприниматели освобождены от обязанности по установлению лимита.

Оформление кассовых операций

Для осуществления операций с наличными деньгами компании должны организовать кассу и назначить ответственных работников. Именно на указанных сотрудников и возлагается обязанность по правильному ведению кассы и оформлению кассовых операций.

При совершении операций с наличностью компании обязаны оформлять кассовые документы. Такими документами являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Формы указанных бланков утверждены . Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 подчеркнул, что формы ПКО и РКО являются обязательными к применению.

При оформлении движения наличности по кассе следует помнить, что расходный кассовый ордер применяется при выдаче денег. Приходный кассовый ордер используется в случае поступления денежных средств.

Кассовые документы подписываются кассиром и работником бухгалтерии, а также фиксируются в журнале регистрации кассовых документов.

Следует помнить, что кассовые документы должны оформляться без ошибок. Если ордера оформлены в бумажном виде, то вносить в их содержание исправления или дописки нельзя. Для устранения ошибок следует заново распечатать соответствующий документ и внести в него необходимые записи.

Бланки расходных кассовых ордеров применяются при выдаче заработной платы, денежных средств под отчет, иных случаев оформления расходования наличных.

Обязательным условием правильного оформления кассовых операций является ведение кассовой книги. Форма такого документа утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88 .

Все операции с наличностью должны быть указаны в кассовой книге, которую ведет кассир. Полная информация вносится в форму № КО-4 в соответствии с приходным и расходным ордерами. Какие-либо разночтения недопустимы.

В конце рабочего дня в кассовой книге указывается остаток наличных, который заверяется собственноручной подписью кассира.

Необходимо подчеркнуть, что все вышеперечисленные формы должны использоваться компаниями и в случае операций с денежными документами. Обязательным условием для оформления такого движения является проставление отметки «фондовый».

Выдача под отчет

Как указывалось ранее, отечественные предприятия вправе выдавать наличные деньги на производственные нужды. Какие-либо ограничения максимального размера выдаваемой суммы положениями отечественного права не предусмотрены.

Каждая компания самостоятельно определяет цели выдачи таких денег, а также конкретные производственные нужды, для удовлетворения которых соответствующие средства предоставляются.

Центробанк Российской Федерации в пункте 6.3 своих Указаний отметил, что подотчетные средства могут быть предоставлены работнику на основании письменного заявления последнего. Каких-либо специфических требований к форме такого документа Банк России не предъявил.

Следует подчеркнуть, что Центробанк России прямо указал, что выдача денег под отчет из кассы в 2017 году производится на основании письменной просьбы, именуемой заявлением. Для исключения возможных рисков нарушения кассовой дисциплины вполне обоснованно все документы с просьбой выдачи наличных денежных средств на производственные нужды именовать «заявлением».

Деньги на производственные нужды лицам, не являющимся работниками

Особого внимания заслуживает и буквальное толкование положений п. 6.3 Указаний России, из которого следует, что деньги под отчет выдаются работнику предприятия. Возможности предоставления финансовых средств иному лицу, не состоящему с компанией в трудовых отношениях, Банк России не предусмотрел.

Министерство финансов России приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций . Из содержания этой Инструкции следует, что подотчетными лицами являются работники компаний. Возможность выдачи денег на производственные нужды иным лицам Минфин РФ не предусмотрел.

Следует отметить, что предписания вышеназванных нормативных актов не содержат прямого запрета на выдачу денег на производственные нужды иным лицам, не состоящим с предприятиями в трудовых отношениях.

Эта же Инструкция прямо предусматривает оформление операций, не указанных в разъяснениях к счетам 60 — 75, по счету 76. Выдача денежных средств под отчет лицам, не являющимся работниками, должна проводиться по счету 76.

Заслуживает внимания позиция Министерства финансов России, изложенная в письме от 02.07.2012 № 02-06-10/2476 . Согласно логике Минфина РФ каждое предприятие самостоятельно решает вопрос с возможностью выдачи денег на производственные нужды лицам, не являющимся работниками компании.

Порядок предоставления и учета таких средств, по мнению Министерства, целесообразно предусмотреть в учетной политике организации.

Отчет по подотчетным средствам

Каждое лицо, получившее деньги на производственные нужды, должно представить компании письменный отчет по израсходованным средствам. Такая обязанность возникает у подотчетного лица вне зависимости от наличия или отсутствия трудовых правоотношений.

Центробанк России также установил, что такой отчет должен быть предоставлен предприятию не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, на который средства выдавались.

Названный документ оформляется в произвольной форме и должен называться авансовым отчетом. К нему обязательно следует приложить оригиналы доказательств, подтверждающих те или иные траты ответственного лица.

Если такой отчет не подготовлен или отсутствуют доказательства несения расходов, то подотчетные суммы с ответственного сотрудника не списываются.

Такой работник должен возвратить в кассу предприятия денежные средства, не указанные в отчете или неизрасходованные.

Важно помнить, что компании не имеют права выдавать наличность под отчет лицу, ранее уже получавшему деньги на производственные нужды и не отчитавшемуся о таких суммах.

Каждый авансовый отчет подлежит проверке работниками бухгалтерии. По итогам указанных действий он утверждается руководителем, после чего производится окончательный расчет по средствам, выданным на нужды предприятия.

Неисполнение данного правила является нарушением кассовой дисциплины, а компания, его допустившая, может быть оштрафована.

Оформление выдачи подотчетных средств

Как отмечено в Указаниях Центробанка России, расходный кассовый ордер применяется при всех случаях выдачи организацией наличных денег. Названный документ оформляется в соответствии с заявлением ответственного лица, содержащим просьбу о выдаче денег на нужды предприятия.

В бухгалтерском учете предоставление денежных сумм на производственные цели следует оформлять по дебету счета 71 «Расчет с подотчетными лицами», кредиту счета 50 «Касса».

Если же подотчетное лицо не отчиталось по денежным средствам, полученным на производственные нужды, то такие деньги подлежат возврату в адрес предприятия. При совершении такой операции составляется приходный кассовый ордер.

В бухгалтерском учете возврат наличных денег следует оформлять по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В аналогичном порядке оформляется выдача денег на нужды предприятия и работникам обособленных структурных подразделений организации.

Как указывалось ранее, можно использовать счет 76, но только если подотчетное лицо не является работником компании.

В ситуации, при которой лицо, получившее деньги на производственные нужды, отказывается от предоставления отчета или возврата полученных сумм, следует воспользоваться механизмом, предусмотренным законом.

Статьей 137 Трудового кодекса России предприятиям предоставлено право удерживать из заработной платы сотрудников суммы, полученные последними на производственные нужды. Такая возможность возникает только в случае отсутствия отчета работника или его отказа возвращать неизрасходованные средства.

Если же такое лицо не является работником компании, то можно воспользоваться механизмом, предусмотренным главой 60 Гражданского кодекса Российской Федерации , заключающимся в обязанности возвратить все полученное без законных на то оснований.

Отступление от порядка взаимодействия с подотчетными лицами, утвержденного Центробанком России, является нарушением, ответственность за которое предусмотрена ст. 15.1 КоАП Российской Федерации.

Нужно ли ИП на УСН 6% вести учет своих расходов, составлять авансовые отчеты и как отражать выдачу ИП из кассы? У нас есть наемные работники и кассовый аппарат, по которому каждый день приходуется выручка. Мы выд аем деньги на текущие расходы (материалы, канц. товары, прочие услуги) . Дело в том, что ИП вроде бы не обязан вести бухгалтерский учет. Так зачем мы тогда будем составлять авансовые отчеты? Если можно просто написать в кассе в расход ном ордере - ИП на личные нужды. Это будет правильно? Если можно с документами - основаниями. Суть вопроса заключается как раз в том, что необходимо нам написать в расходном ордере, чтобы не нужно было составлять авансовый отчет и вести тем самым учет расходов

Да, предприниматель может оформить расходный кассовый ордер на себя. Формулировка: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды».

Авансовый отчет в таком случае не составляется и в книге учета доходов и расходов операция не фиксируется.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Статья: Рассказ о том, как предпринимателям брать деньги для личных нужд, устанавливать лимит и оформлять подотчет

Елена Витальевна, один из наиболее волнующих наших читателей вопросов - правда ли, что индивидуальный предприниматель в любой момент может взять из кассы деньги на личные нужды?

Да, это так. С одной стороны, предприниматели должны выполнять Указание Банка России от 20.06.2007 №?1843-У , в котором оговорены цели, на которые можно тратить наличные деньги, например на выплату зарплаты. Вместе с тем они имеют право как собственники изымать денежные средства, в том числе и выручку, на личные нужды. Это следует из пункта 1 статьи 861 ГК?РФ.

А каким образом оформить эту операцию? И зачем предпринимателю устанавливать кассовый лимит, если он может взять любую сумму?

Предприниматель, обнаружив в кассе нежелательный остаток, может оформить расходный кассовый ордер по форме №?0310002 на себя. Формулировка может быть такой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды».*

В результате излишек будет изъят из кассы и окажется в его кармане, который кассой не является.

Хотя, если рассуждать логически не как бухгалтер, расхода не возникает, ведь перемещаются личные деньги гражданина. Что касается второго вопроса, то Положение Центробанка РФ от 12.10.2011 № 373-П принято, чтобы контролировать оборот наличных денежных средств в России.

С кассой понятно. А следует ли отражать в Книге учета доходов и расходов изъятие предпринимателем денег на личные нужды?

Нет, подобные операции не нужно фиксировать в Книге учета . Дело в том, что она является регистром налогового учета. А «упрощенцы» в налоговом учете могут учитывать лишь расходы из закрытого перечня пункта 1 статьи 346.16 НК?РФ. Причем, чтобы признать эти расходы, они должны быть обоснованными и направленными на получение дохода. Это основные условия (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК?РФ).*

Изъятие же денежных средств из кассы на собственные нужды не соответствует признакам расходов для целей УСН. Поэтому предпринимателю не нужно записывать вграфу 5 раздела 1 Книги учета доходов и расходов такие затраты.

Теперь о кассовом лимите. Нужен ли этот лимит, если поступление наличных минимально, скажем один раз в квартал? Ведь все расчеты предпринимателя проходят через расчетный счет.

Да, лимит установить нужно, даже если поступление наличной выручки незначительно. Дело в том, что Положение №?373-П распространяется на всех индивидуальных предпринимателей, осуществляющих операции с наличными деньгами, независимо от объема средств. Это следует из пункта 1.2 Положения № 373-П.

Поэтому предприниматель обязан самостоятельно рассчитать лимит остатка наличных денег в соответствии с формулами, указанными в приложении к Положению , и сдавать его в банк (п. 1.3 Положения № 373-П).

Обратите внимание, что за нарушение правил ведения кассовых операций организации и индивидуальные предприниматели могут быть привлечены к административной ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Об этом напоминает и ФНС России в письме от 21.12.2011 №?АС-4-2/21794@ . Штраф в этом случае составит от 40?000 до 50?000 руб. для организаций и от 4000 до 5000 руб. для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей (ст. 2.4 КоАП РФ).

Предположим, предприниматель, применяющий УСН, продает в розницу товары. Лимит остатка наличных у него утвержден. Как быть, если на конец дня в кассе остается сумма, превышающая установленный лимит, а банк, чтобы ее сдать, закрыт?

В данном случае есть три способа выхода из ситуации.

Первый - предприниматели, равно как и организации, могут превысить лимит в дни выдачи зарплаты, а также в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни проходят операции по кассе. Это правило закреплено в пункте 1.4 Положения № 373-П . Следовательно, нарушения порядка ведения кассы в этом случае не будет.

Второй - предприниматель или кто-то из наемных работников может деньги, превышающие лимит, взять под отчет. Для этого нужно написать заявление в произвольной форме и заполнить расходный кассовый ордер по форме №?0310002 .?Цели подотчета должны быть связаны с предпринимательской деятельностью. Например покупка ГСМ, товарно-материальных ценностей, канцелярских принадлежностей и т. п.

В течение трех дней после того, как закончится срок подотчета (а период, на который выдаются подотчетные суммы, должен быть указан в заявлении о выдаче денег), подотчетному лицу нужно отчитаться (п. 4.4.?Положения № 373-П). Для этого оформляют авансовый отчет. Если деньги не были потрачены, их нужно внести в кассу согласно приходному кассовому ордеру по форме №?0310001 .

Елена Мелконян,

советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

С уважением,

Мардиев Арам, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Натальей Колосовой,

руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».