Как составить маршрутный лист для водителя. Цели составления маршрутных листов. Что должно быть указано в справке из банка

04.05.2018, 21:02

Трудовые функции работника нередко связаны с передвижением. Выполняя поручения руководства, сотрудник может тратить деньги на топливо, покупать билеты на проезд в общественном транспорте и осуществлять тому подобные расходы. Для учета расходов данного типа составляют специальный документ. Он необходим, чтобы фиксировать все передвижения работников и учитывать расходы на бензин. Он называется маршрутный лист. Образец этого документа, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.

Зачем нужен

Сразу скажем, что маршрутный лист необходим для учета передвижения работников за пределами офиса. Он оформляется для людей разных специальностей, но чаще всего его выдают курьерам, водителям, менеджерам, торговым представителям и прочим, кому по роду деятельности приходится проводить время в разъездах.

Руководитель использует маршрутные листы для выработки оптимальных маршрутов движения транспорта в целях экономии денежных средств. Также маршрутный лист нужен, чтобы в налоговой инспекции подтверждать расходы предприятия на автотранспорт. Помимо этого работники на основании данных листа получают компенсацию понесенных ими расходов.

Как оформляется документ

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать свою форму маршрутного листа. Главное, что документ содержал всю необходимую информацию о перемещениях сотрудников и подтверждал связанные с поездкой расходы. Бланк маршрутного листа, его форма и порядок заполнения никак не связаны:

с типом автомобиля;
преодоленными расстояниями;
объемами перевозимого груза.

Так как действующим законодательством не установлено единой утвержденной формы маршрутного листа, можно пользоваться самостоятельно разработанной формой. В конце статьи вы найдете бланк маршрутного листа.

В каждой организации маршрутные листы отражают ее собственные интересы, потребности предприятия. Форму листа утверждает директор компании своим приказом. В принципе каждая организация может разработать такой документ самостоятельно. Однако намного проще скачать бланк маршрутного листа, уже подготовленный специалистами. Это позволит значительно сэкономить время на разработку собственной формы.

Документ оформляется в двух экземплярах. Один остается в предприятии, второй выдается на руки работнику. Маршрутные листы относятся к внутреннему документообороту компании, поэтому проставлять печать организации на них не нужно. Отчет работника и прилагаемые проездные документы служат приложением. Маршрутный лист служебных поездок (скачать бланк можно в конце статьи) проверяет бухгалтер.

Правильное заполнение листа включает в себя:

наименование организации, выдававшей документ;
название города, где оформлен документ;
дату, когда совершена поездка;
место назначения;
цель поездки;
время убытия и прибытия;
информация о транспортном средстве;
Ф.И.О. работника, на которого составлен данный документ;
должность работника.

По потребностям предприятия также можно вводить дополнительные графы.

Удобнее всего составить маршрутный лист в виде таблицы. Составленный документ должен быть подписан работником, которому он выдается, и контролирующим сотрудником:

непосредственным руководителем;
бухгалтером;
кадровиком.

Сколько хранить маршрутные листы

Пять лет - минимальный срок хранения маршрутных листов. При подтверждении этими путевыми листами работы людей во вредных либо опасных условиях листы должны сохраняться на предприятии в течение 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

После окончания поездки маршрутный лист должен быть сдан в отдел кадров (секретарю, в бухгалтерию) для возмещения транспортных расходов.

Скачать бесплатно образец можно по прямой ссылке .

Работникам организации, которые в силу своей деятельности часто совершают служебные поездки по нескольку раз в день, обычно компенсируются транспортные расходы. Для их документального подтверждения составляется маршрутный лист. Как правильно заполняется этот документ вы можете узнать из данной статьи, а также бланк маршрутного листа служебных поездок скачать бесплатно.

Что такое маршрутный лист

Маршрутный лист представляет собой документ, в котором отражаются все совершаемые работником поездки. Его могут использовать следующие категории сотрудников:

водители, работающие как на служебных, так и на личных автомобилях;
курьеры;
сотрудники, которые имеют разъездной характер работы, согласно должностной инструкции;
сотрудники, которые в силу своей деятельности совершают служебные поездки (бухгалтера, юристы, руководители и т.д.).

Это не исчерпывающий список. Категории работников, которые должны вести маршрутный лист, определяются приказом руководителя.

Маршрутный лист: для чего он нужен

Составление маршрутного листа может преследовать следующие цели:

подтверждать понесенные транспортные расходы сотрудника;
подтверждать прибытие работника в то или иное место;
служить основанием для выплаты транспортных расходов работнику;
служить для анализа и оптимизации маршрутов.

В зависимости от того, для каких целей составляется маршрутный лист, он может отправляться:

в бухгалтерию;
непосредственному руководителю сотрудника.

Обратите внимание! Не нужно путать путевку и маршрутный лист водителя, это два разных документа. Первый утвержден законодательством, а применение второго остается на усмотрение работодателя.

Маршрутный лист: образец

Для того чтобы ответить на вопрос, как составить маршрутный лист, необходимо определить для каких целей он будет использоваться.

Как сделать маршрутный лист

Как уже было сказано выше, для того, чтобы подтвердить передвижения работника и его транспортные расходы составляется маршрутный лист. Бланк этого документа не утвержден законодательно, поэтому его содержание остается полностью на усмотрение работодателя. В конце статьи можно маршрутный лист (бланк) скачать бесплатно. Образец этого документа может содержать следующую информацию:

ФИО работника, который его заполняет, должность и структурное подразделение;
дата либо период маршрутного листа. Можно составлять и сдавать этот документ каждый день, а можно вести его неделю или месяц;
адреса, прибытия и убытия;
время прибытия и убытия (при необходимости);
стоимость поездки и документ это подтверждающий. Как правило, это проездные документы (билеты, проездные, чеки такси и т.д.). Подтверждающие документы прикладывают к маршрутному листу;
отметка о прибытии и убытии. Служит подтверждением того, что сотрудник действительно присутствовал в указанном месте.

По желанию руководителя в бланк маршрутного листа можно включить любую другую информацию.

Обычно бланк маршрутного листа утверждается локальными актами организации.

Как заполнять маршрутный лист

Заполнение маршрутного листа происходит следующим образом:

маршрутный лист составляется на официальном бланке предприятия, либо указывается название организации. Поскольку в ряде случаев (при возмещении транспортных расходов) маршрутный лист будет являться первичным документом бухгалтерии, то название желательно указывать полностью;
указывается название документа, номер (при наличии) и дата составления. Если маршрутный лист составляется не на один день, то указывается период;
дальнейшая информация для удобства помещается в таблицу, каждая строка которой отводится под одно место, которое посещает сотрудник. Таблица заполняется по мере надобности. Делается это вручную самим работником. Если маршрутный лист служит подтверждением местонахождения работника, то в соответствующей колонке отметку должен поставить представитель другой организации. Это может быть роспись и расшифровка, либо печать (отдела кадров, для документов и т.д.)

После того, как маршрутный лист заполнен сотрудник его подписывает и сдает в бухгалтерию или своему непосредственному руководителю. Маршрутный лист является документом, который подтверждает перемещения сотрудника и его транспортные расходы. Он разрабатывается и утверждается в каждой организации самостоятельно, поскольку для этого документа нет унифицированного бланка

Составление маршрутного листа для водителя и других сотрудников производится в свободной форме, которую разрабатывает сама организация. Примерный бланк этого документа, а также готовый образец, на который можно ориентироваться, инструкция по составлению представлены ниже.

Маршрутный лист имеет важное значение не только с точки зрения памятки по схеме движения в ту или иную точку. Этот документ выполняет несколько функций:

описание маршрута – инструкция движения для курьера, водителя или другого сотрудника, выполняющего служебное поручение;
подтверждение фактически понесенных транспортных расходов водителя или сотрудника, перемещавшегося с помощью общественного транспорта: здесь имеются в виду оплата проезда или ГСМ;
на основании проеденных данных работнику производится соответствующая компенсация, а сам документ заносится в деловые бумаги фирмы и регистрируется секретарем;
наконец, маршрутный лист – это документ, по которому производится бухгалтерский учет и начисляются соответствующие налоги.

Оформляется маршрутный лист не только для водителя, но и для всех остальных штатных и нештатных сотрудников, которые принимают участие в выполнении служебной задачи, связанной с поездкой по городу:

курьер;
бухгалтер – для поездки в налоговую;
юрист – поездки по судам, к контрагентам и т.п.;
менеджеры продаж;
прочие сотрудники.

Условно можно выделить также группу командированных работников, которые ездят с определенными задачами, но пользуются при этом собственными автомобилями. В некоторых случаях вся их работа предполагает в основном разъездной характер. Однако форма документа от этого не меняется – для них заводится маршрутный лист точного такого же образца.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Как правило, форма маршрутного листа разрабатывается в учетной политике организации, после чего для удобства все работники пользуются единым образцом.

Бланк маршрутного листа 2019

Вне зависимости от категории служащих форма составления маршрутного листа одинакова как для водителя, так и для всех остальных сотрудников. Единого утвержденного бланка не существует, поэтому каждая организация может разработать собственный шаблон и воспользоваться формой, приведенной ниже в качестве примера.

Документ содержит следующие разделы:

Реквизиты – в шапке заполняется номер листа, личные данные и должность сотрудника, которому он выдан, указывается основание. Чаще всего нужно просто написать «служебная поездка». Если сотрудник едет на служебном автомобиле или на своем личном, прописывают марку этой машины. Если же он перемещается по городу на общественном транспорте, это поле оставляется пустым.
Основная часть документа – это таблица, в которой прописывается дата поездки, места прибытия с указанием точного адреса, а также остаются поля для отметки о том, что сотрудник прибыл на место и убыл. Здесь же оставляется поле для того, чтобы вписать документ, который подтверждает факт оплаты. Последняя графа – затраты, т.е. фактические издержки с учетом километража и расхода топлива на 100 км пути.
В конце приводятся отметки о сдаче и принятии маршрутного листа – т.е. ФИО и подписи сотрудников, передавших и принявших документ (например, водитель сдал бухгалтеру).

Пример заполненного маршрутного листа

Пример реального документа, составленного на водителя для доставки товаров по заявкам приведен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поездки оформляются в хронологическом порядке. Сам документ всегда составляется в двух одинаковых экземплярах, на каждом из которых сотрудники ставят рукописные подписи. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на руках водителя или другого сотрудника.

Как оформляются

Наряду с заполнением самого документа правильное оформление маршрутных листов состоит из следующих этапов:

Соответствующий приказ, который выпускается от имени директора или другого уполномоченного лица. В приказе подтверждается факт составления маршрутного листа по образцу, а также те данные, которые в нем представлены.
Отчет работника о тратах на ГСМ или проезд – он составляется либо разово (если поездки осуществляются редко), либо периодически (например, раз в месяц).
К отчету прилагаются билеты на проезд или чеки на оплату ГСМ, прочие финансовые документы, которые подтверждают факт траты. Именно они впоследствии используются для бухгалтерского, налогового учета, а также для начисления компенсации.

Сроки хранения

Обязанность хранить маршрутный лист остается на уполномоченном сотруднике – чаще всего это главный бухгалтер. Что касается сроков хранения, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, требование Министерства транспорта (Приказ №152) гласит, что такой документ организация должна хранить не менее 5 лет, после чего по желанию может продолжать хранение или уничтожить его.

С другой стороны, если документ является единственной бумагой, которая подтверждает факт того, что труда водителя или другого сотрудника характеризуется определенной опасностью, вредностью или тяжестью (например, перевоз опасных грузов), срок его хранения увеличивается как минимум на 70 лет – т.е. оригиналы бумаг нужно хранить в течение 75 лет.

Таким образом, маршрутный лист любого образца должен сохраняться в оригинале в течение минимально 5 лет, а в некоторых случаях срок увеличивается – 75 лет.

На что обратить внимание при оформлении

Поскольку организация сама вправе выбирать, как оформить маршрутный лист, какой применить образец в том или ином случае, то особенных требований к заполнению бланка не предъявляется. Тем не менее, следует обратить внимание на несколько нюансов:

Печать организации можно не ставить, хотя если она поставлена – это не нарушение.
Точно так же и реквизиты фирмы – их можно вписывать и не выписывать.
Форма и порядок оформления маршрутного листа никак не зависят от дальности поездок, перевозимого груза и типа автомобиля. Этот документ должен только зафиксировать факт того, что сотрудник действительно был отправлен в поездку по служебным делам и понес определенные расходы на транспорт.
Не стоит путать маршрутный лист и путевой лист , который также называется путёвка. Такой документ содержит и информацию о маршруте (таблицу с пунктами прибытия, временем прибытия и убытия), и реквизиты компании, а также показания приборов, учитывающих расход топлива. Т.е. путевой лист – это и маршрутный лист, и реквизиты компании, и учетные данные, в то время как маршрутный лист представляет собой часть этого документа.

Путевой лист: образец 2019 и правила его заполнения

В отличие от маршрутного, форма путевого листа утверждена официально. Причем существует четкая классификация в зависимости от типа автомобиля, на котором совершается перевозка:

легковой автомобиль (несколько форм);
специальный автомобиль;
грузовой (несколько форм);
автобус и т.п.

Некоторые наиболее распространенные образцы приводятся ниже.

Форма 3

Это самый распространенный вариант – в этом случае нужно учесть расходы топлива легкового автомобиля (чаще всего служебного, но иногда и личного).

Документ состоит из общей части (сведения об организации, водителе и легковом автомобиле), учет времени выезда из гаража и заезда обратно, отметки в пути и графы, где фиксируется расход топлива.

Если же легковой автомобиль находится в собственности индивидуального предпринимателя, и он сам или его сотрудник совершают служебную поездку, форма несколько меняется. Здесь, в частности, включается поле для подписи медработника, который совершил осмотр и разрешил выход водителя в линию.

В поле «гаражный номер» нужно вписать номер только в том случае, если в собственности ИП (служебный парк) содержится одновременно несколько машин. Если же автомобиль один, поле остается пустым.

Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:

смесители бетона;
актокраны;
снегоуборочные машины;
автомобили с компрессорными установками и т.п.

Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6. В данном случае документ приобретает особое значение, поскольку именно он является основой для начисления зарплаты водителю, работающему по сдельной системе.

Таким образом, если маршрутный лист содержит просто указание о точках передвижения водителя и транспортных расходах, то в путевом содержатся сведения о состоянии автомобиля, данные об учете горючего.

На сегодняшний день маршрутный лист используется не так часто, как путевой. Однако иногда его наличие крайне необходимо. Часто их выписывают для точного определения маршрута, который нужно преодолеть для достижения определенной цели. Это может быть документально зафиксированная рекомендация логистов для грузоперевозчиков, вариант постановки боевой задачи у военных или напоминания торговому представителю, работающему на доставке, обо всех пунктах разгрузки в порядке достижения. Отдельный маршрутный лист выписывается на колонну.

Документ не является унифицированным, поэтому его использование позволяет достигать самых различных целей. Естественно, при этом каждая организация (или индивидуальный предприниматель) разрабатывает свою форму, максимально отвечающую поставленным задачам.

Заполнять его приходится на сотрудников, которые имеют разъездной характер работы. В каждом случае там указывается цель поездки и ее точный маршрут, включая и время, отведенное на поездку. Во многих случаях вместе с приложенными первичными документами маршрутный лист становится подтверждением расходов сотрудника и основанием для выдачи ему компенсации.

Кроме того, при помощи дополнительного документа, отчета о проведенной работе по выданному листу, можно делать расчеты о полученных средствах (товаре, продукции), или о собственной задолженности по обязательствам. Предлагается образец бланка:

Есть несколько отличий от путевого листа:

и для легковых, и для грузовых автомобилей маршрутный лист, в отличие от путевого, может иметь произвольную форму (при выполнении некоторых обязательных условий);
в документе не указывается количество горючего или километраж;
для грузового и легкового автомобиля выписывается маршрутный лист по одинаковой форме;
путевые листы должны выдаваться на все автомобили, маршрутные - по производственной необходимости;
маршрутные листы сохраняются до первой внутренней проверки, чаще всего ежеквартальной, хотя сдаваться должны, как и путевые листы, в течение трех суток. Путевые листы хранятся 5 лет и относятся к документам строгой отчетности. Маршрутные уничтожаются после оформления акта приема.
этот тип документов не оформляется на водителей легковых автомобилей, если они обеспечивают работу должностных лиц, оперативных и дежурных служб.

Что нужно для функциональности бланка

Законодательство позволяет менять форму. Составляя его самостоятельно, следует учитывать в зависимости от потребностей предприятия (учреждения, ИП):

Наличие обязательных данных, требуемых законодательством - название документа, его выходной номер и срок действия, данные на водителя, транспортное средство и его собственника.
Начальная и конечная точка маршрута.
Возможность отследить цель поездки.
Подписи ответственного лица, бухгалтера и самого водителя.

При этом нет зависимости от типа автомобиля - грузового или легкового.

Естественно, в зависимости от направления деятельности меняются графы. В частности, предприниматели и торговые представители часто работают с доставкой товара. В их варианте бланка должны быть графы не только с адресами доставки, но и для учета документов, по которым отпускается груз, для подписи получателями, а иногда и для средств, которыми оплачивают привезенный товар.

В любом случае полезной может быть графа «Примечание», в которой можно прописывать вынужденные отклонения от маршрута, невыполненные поставки, отсутствие оплаты, возвраты и прочее.

Специализированные грузовые транспортные средства часто работают с почасовой оплатой. Иногда водители обеспечивают работу специалиста с таким типом оплаты. В таком случае разумно использовать графы для часов использования транспортной единицы по каждому конкретному отрезку маршрута.

Образец составления бланка маршрутного листа для торгового представителя, работающего с поставками, можно скачать бесплатно по ссылке ниже.

Некоторые детали заполнения

Все, что не касается непосредственно работы водителя, заполняет ответственное лицо (начальник учреждения, отделения).
Водитель заполняет свою часть бланка непосредственно по выполнению каждой части порученной работы, отображая свою деятельность в документальной форме.
Если на автомобиле работают несколько водителей, маршрутный лист оформляется на каждого в отдельности. Это касается как легковых, так и грузовых автомобилей.
Временем действия может быть как часть дня, так и длительный срок в несколько недель, в зависимости от цели поставленной задачи.
По окончании работ водитель сдает маршрутный лист вместе с первичными документами, заполняя при этом графу «Примечание».
После проверки документов, заполняется «Акт выполнения работ», после чего маршрутный лист закрывается. При этом его подписывают ответственное лицо, водитель и бухгалтер.

Отличный видеоурок по заполнению маршрутного листа торговым представителем можно посмотреть бесплатно по ссылке.